Ứng dụng công nghệ nâng cao hiệu quả hoạt động các Trung tâm phục vụ hành chính công

Được thành lập trên cơ sở sáp nhập 3 xã Thạch Bình, Lạc Vân và Phú Sơn, hàng ngày lượng hồ sơ, thủ tục hành chính (TTHC) mà người dân đến giải quyết tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của xã Phú Sơn là rất lớn. Để việc giải quyết các TTHC bảo đảm nhanh gọn, đúng quy định, ngay từ những ngày đầu tháng 7, xã đã quyết liệt bắt tay thiết lập các điều kiện để vận hành chính quyền số trong đó đặc biệt ưu tiên đến hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin thiết yếu.

Bà Phan Thị Thùy Tuyên, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Phú Sơn cho biết: Trung tâm đã bố trí 6 cán bộ có năng lực và có kinh nghiệm để giải quyết thủ tục hành chính nhanh chóng, hiệu quả. Ngoài ra, Trung tâm được lắp đặt các trang thiết bị như điều hòa, camera, máy in, máy tính có kết nối mạng, máy tra cứu thông tin TTHC và máy lấy số tự động; niêm yết công khai các quy định về mức thu phí, lệ phí, các văn bản hướng dẫn đối với các TTHC được áp dụng tại UBND cấp xã, nhằm tạo thuận lợi cho người dân và cả cán bộ công chức trong qua trình làm việc. Nhờ đó, việc giải quyết thủ tục, hồ sơ cho người dân, doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả.

Bà Phạm Thị Hường, 58 tuổi, người dân xã Phú Sơn chia sẻ: “Trước đây, muốn làm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tôi phải đi nhiều lần, mang theo nhiều giấy tờ hồ sơ. Nay hồ sơ được số hóa, cán bộ xã hướng dẫn nộp trực tuyến, chỉ cần bổ sung bản gốc khi cần đối chiếu. Tôi tiết kiệm được nhiều thời gian, không còn cảnh chờ đợi hàng giờ như trước”.

Theo thống kê của địa phương, sau hơn 2 tháng triển khai mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Phú Sơn tiếp nhận gần 1.800 hồ sơ TTHC. Trong đó có 1.695 hồ sơ trực tuyến. Đặc biệt, trong tháng 7, tháng đầu tiên thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, xã đã tiếp nhận 708 hồ sơ. Trong đó, hồ sơ trực tuyến là 594 hồ sơ.

Bà Phan Thị Thùy Tuyên nhấn mạnh, việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại nhiều hiệu quả thiết thực cho người dân và cả cơ quan quản lý. Hồ sơ quan trọng được số hóa ngay khi tiếp nhận và lưu trữ trong kho dữ liệu công dân. Nhờ đó, trong những lần giải quyết TTHC tiếp theo, nếu thủ tục cần những giấy tờ mà công dân đã cung cấp hoặc là kết quả của lần làm TTHC trước thì công dân không cần cung cấp nữa, đảm bảo nguyên tắc hồ sơ, giấy tờ chỉ cung cấp 1 lần. Điều này giúp người dân không phải lưu giữ, chuẩn bị nhiều loại giấy tờ bản cứng và có thể lấy ra, sử dụng ở bất kỳ đâu bằng bản mềm hoặc chủ động in, scan khi cần. Cơ quan quản lý cũng tiết kiệm nguồn lực, dễ dàng chia sẻ dữ liệu, rút ngắn thời gian xử lý.

Tương tự như tại xã Gia Tường, với vai trò là đầu mối tập trung tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, Trung tâm Phục vụ hành chính công của xã đã được trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc hiện đại, đồng bộ, đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng cao.

Bà Trần Thị Hạt, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Gia Tường chia sẻ, sau hơn 2 tháng đi vào vận hành, trung tâm đẩy mạnh tiếp nhận hồ sơ trực tuyến mức độ 3,4, đặc biệt là nhóm thủ tục về hộ tịch, bảo trợ xã hội và cấp phép kinh doanh. Một số thủ tục đạt tỷ lệ nộp hồ sơ trực tuyến trên 70%; tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn và trước hạn đạt trên 91%. Việc ứng dụng phần mềm một cửa điện tử, kết nối với Cổng dịch vụ công quốc gia, tích hợp chữ ký số, số hóa hồ sơ… đã giúp giảm tối đa thời gian, công sức của người dân khi giải quyết TTHC.

Trước thực tế một bộ phận không nhỏ bà con nhân dân tại các xã vẫn giữ thói quen giải quyết TTHC bằng hồ sơ giấy, các địa phương đã tăng cường công tác tuyên truyền, đồng thời bố trí lực lượng đoàn thanh niên thường xuyên hỗ trợ, hướng dẫn người dân theo hình thức “cầm tay chỉ việc” để việc ứng dụng công nghệ thông tin được hiệu quả nhất.

Theo anh Hoàng Trung Hiếu, Phó Chủ tịch Uỷ ban MTTQ Việt Nam xã, Bí thư Đoàn xã Rạng Đông: Thực hiện chiến dịch Thanh niên tình nguyện hè năm 2025, Đoàn thanh niên xã đã bố trí 3 đội tình nguyện, mỗi đội có 5 đoàn viên hàng ngày có mặt tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã để hướng dẫn bà con thực hiện thủ tục như cấp, lấy lại mật khẩu tài khoản định danh VNeID, lấy số thứ tự, tra cứu thông tin cũng như các thủ tục hành chính khác và tích hợp ứng dụng trên điện thoại thông minh.

Với việc quan tâm kiện toàn, đầu tư hạ tầng công nghệ đồng bộ đã góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân. Trong hơn 2 tháng sau sáp nhập, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh và 129 Trung tâm tại các xã, phường đã tiếp nhận hơn 200 nghìn hồ sơ TTHC trong đó có hơn 80% hồ sơ trực tuyến; 99% hồ sơ được giải quyết đúng và trước hạn.

Tuy nhiên, qua thời gian đầu hoạt động, việc ứng dụng công nghệ thông tin tại các Trung tâm cấp xã còn gặp nhiều khó khăn như hạ tầng công nghệ chưa đồng bộ, một số phần mềm chuyên ngành kết nối liên thông chưa ổn định, xảy ra lỗi hệ thống, quá tải; trình độ công nghệ của một bộ phận cán bộ, công chức còn hạn chế, nguồn nhân lực thông tin còn mỏng; người dân chưa quen với phương thức giao tiếp số; nguồn lực đầu tư cho chuyển đổi số cấp xã còn hạn chế.

Bà Trần Thị Hạt, Phó Giám đốc Trung tâm phục vụ hành chính công xã Gia Tường đề xuất: “Trong thời gian tới, chúng tôi mong muốn được tỉnh, địa phương tiếp tục quan tâm, đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật đồng thời tham gia các lớp bồi dưỡng chuyên sâu về CNTT, kỹ năng xử lý hồ sơ điện tử, quản trị phần mềm quản lý hành chính. Tổ chức kiểm tra, đánh giá định kỳ về khả năng thực hiện công vụ trên môi trường số. Ngoài ra, địa phương cần đẩy mạnh phát huy vai trò của Tổ công nghệ số cộng đồng trong hướng dẫn người dân từng bước tiếp cận dịch vụ số”.

Ứng dụng công nghệ không chỉ góp phần làm cho hoạt động hành chính công trở nên minh bạch, hiệu quả mà còn củng cố niềm tin của người dân vào bộ máy công quyền. Mặc dù quá trình hoạt động các Trung tâm phục vụ hành chính công theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp không tránh khỏi những khó khăn, vướng mắc, song với quyết tâm chính trị cao, sự vào cuộc của cả hệ thống chính trị và sự hưởng ứng tích cực, trách nhiệm của mỗi người dân chắc chắn những vướng mắc sẽ sớm được giải quyết, góp phần phục vụ tốt hơn cho người dân và tổ chức, doanh nghiệp.