Kiosk hành chính công thông minh: Đưa công nghệ đến gần dân hơn

Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Rạng Đông là một trong 10 điểm được tỉnh lựa chọn triển khai thí điểm hệ thống Kiosk hành chính công thông minh. Những ngày cuối tháng 6/2026, đến làm các thủ tục hành chính (TTHC) tại đây, hầu hết người dân không khỏi bất ngờ khi lần đầu tiên trải nghiệm Kiosk hành chính công thông minh.

Thay vì cầm theo nhiều bản photocopy hay xếp hàng chờ cán bộ tiếp nhận hồ sơ như trước, người dân chỉ cần lựa chọn lĩnh vực TTHC cần giải quyết, đưa bản gốc các loại giấy tờ như bằng tốt nghiệp, giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh... vào thiết bị và xác thực thông tin bằng căn cước công dân gắn chíp, hệ thống sẽ tự động nhận diện, số hóa, đối chiếu dữ liệu và chuyển hồ sơ đến cán bộ xử lý. Chỉ sau vài phút, bản sao điện tử hợp pháp đã được tạo lập, lưu trữ và sẵn sàng sử dụng cho các giao dịch tiếp theo.

Ông Phạm Quốc Bình, thôn 2 đến làm thủ tục đăng ký kinh doanh cho biết: Trước đây, mỗi lần làm TTHC, tôi phải tra cứu hoặc chờ tới lượt để cán bộ hướng dẫn; nhiều lúc do thiếu giấy tờ lại phải về nhà lấy hoặc ra ngoài tìm hàng photocopy rất mất thời gian.

Nhưng nay, nhờ có Kiosk thông minh, chỉ cần nêu rõ yêu cầu, hệ thống hướng dẫn từng bước cụ thể và còn in trực tiếp các giấy tờ liên quan để bổ sung thêm. Rất nhanh, dễ thao tác nên tôi thấy yên tâm hơn khi thực hiện các thủ tục trên môi trường số. Điều quan trọng hơn là toàn bộ giấy tờ của tôi đã được số hóa, sử dụng lại cho những lần sau.

Ở địa bàn trung tâm tỉnh, sau khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, trung bình mỗi ngày Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Hoa Lư tiếp đón khoảng 300 lượt công dân đến thực hiện TTHC. Khối lượng công việc lớn khiến mỗi công chức, người dân đều phải mất nhiều thời gian để hỗ trợ, giải đáp, hướng dẫn người dân và chờ đợi trong quá trình giải quyết TTHC.

Việc đưa Kiosk hành chính công thông minh vào sử dụng đã giảm tải nhiều áp lực cho cả người dân và cán bộ công chức tại bộ phận một cửa; rút ngắn thời gian chờ đợi, hạn chế tình trạng quá tải vào các khung giờ cao điểm. Các thông tin liên quan đến TTHC, thành phần hồ sơ, mức thu lệ phí đều được niêm yết công khai, minh bạch, tạo điều kiện để người dân theo dõi và giám sát.

Đồng chí Trịnh Thị Bảy, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Hoa Lư cho biết: Sau gần một tháng triển khai thí điểm, mô hình bước đầu cho thấy hiệu quả rõ nét, các Kiosk hành chính công thông minh đã trở thành “trợ lý số” hỗ trợ người dân thực hiện nhiều TTHC một cách nhanh chóng, thuận tiện, không chỉ giảm tải cho cán bộ, công chức mà còn là bước chuyển quan trọng để người dân tiếp cận chủ động với công nghệ số trong giải quyết TTHC.

Nếu trước đây người dân phải chờ cán bộ tiếp nhận rồi mới thực hiện từng công đoạn thì nay nhiều thao tác đã được tự động hóa. Cán bộ hành chính có thêm thời gian tập trung xử lý nghiệp vụ chuyên môn, trong khi người dân được phục vụ nhanh hơn, thuận tiện hơn và minh bạch hơn.

Theo báo cáo của Văn phòng UBND tỉnh, sau sáp nhập, trung bình mỗi ngày toàn tỉnh phát sinh khoảng 4.000 hồ sơ hành chính, tương đương gần 120 nghìn hồ sơ mỗi tháng; trong đó, các thủ tục chứng thực bản sao, hộ tịch và tư pháp chiếm tỷ lệ lớn.

Tại các xã, phường, chỉ có từ một đến hai công chức phụ trách lĩnh vực này nên thường xuyên quá tải vào những lúc cao điểm. Do vậy, Kiosk hành chính công thông minh với ưu điểm vượt trội là khả năng tích hợp dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các hệ thống nghiệp vụ của ngành Công an nên hệ thống sẽ tự động nhận diện, kiểm tra tính hợp lệ, xác thực thông tin và chuyển cán bộ xử lý, cấp bản sao điện tử hợp pháp; quy trình thực hiện nhanh chóng, chính xác, minh bạch, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số và bảo vệ môi trường nhờ giảm sử dụng giấy, mực in và tiết kiệm chi phí lưu trữ.

Bên cạnh đó, các tính năng như số hóa tài liệu, đối chiếu tài liệu thành phần hồ sơ và hỗ trợ người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến ngay trên Kiosk đã bước đầu tháo gỡ được những khó khăn này. Đây không chỉ là giải pháp công nghệ mà là sự hội tụ của ba yếu tố tại một điểm phục vụ duy nhất: hành chính - pháp lý - tài chính, đáp ứng đúng mục tiêu xuyên suốt trong quá trình cải cách hành chính của tỉnh.

Tại Lễ ra mắt Kiosk hành chính công thông minh, đồng chí Hà Lan Anh, Tỉnh ủy viên, Phó Chủ tịch UBND tỉnh cho rằng, việc đưa Kiosk hành chính công thông minh vào phục vụ tại các cơ sở, chi nhánh của Trung tâm Phục vụ hành chính công là dấu mốc quan trọng trong lộ trình xây dựng chính quyền số và xã hội số của tỉnh. Hệ thống sẽ góp phần thu hẹp khoảng cách số, tạo điều kiện để người dân tiếp cận dịch vụ công hiện đại một cách thuận tiện, công khai và minh bạch hơn.

Với những kết quả bước đầu từ mô hình thí điểm, cùng sự đồng hành của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Agribank) Việt Nam và quyết tâm của cả hệ thống chính trị, Kiosk hành chính công thông minh sẽ sớm được nhân rộng trên địa bàn toàn tỉnh, góp phần giữ vững vị thế của Ninh Bình trong nhóm các địa phương dẫn đầu cả nước về cải cách hành chính và chuyển đổi số, hướng tới xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, chuyên nghiệp, phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.