Đổi mới, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng công chứng tư

Hoạt động công chứng chưa tạo được điều kiện thuận lợi nhất cho các bên khi cần công chứng như: phải mất nhiều thời gian, điều kiện đi lại… Thực hiện chủ trương xã hội hóa hành chính công của Đảng và Nhà nước, Luật Công chứng ra đời cho phép thành lập các văn phòng công chứng (VPCC) tư. Đến nay, trên địa bàn toàn tỉnh đã có 2 VPCC tư: VPCC Toàn Cầu và VPCC Đức Trí được thành lập và cấp giấy phép hoạt động.  Từ khi đi vào hoạt động, các VPCC tư luôn đổi mới phương thức hoạt động, đáp ứng tốt nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân trong tỉnh, bảo đảm độ an toàn pháp lý cao hơn trong giao dịch. Các văn phòng công chứng tư ngoài nỗ lực trong việc áp dụng mức thù lao công chứng phù hợp với quy định, còn đưa ra những dịch vụ để hỗ trợ khách hàng như: công chứng tại nhà, công chứng ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ… Vì thế, khách hàng cũng có cái nhìn thiện cảm hơn với những "nét mới" về tác phong cũng như thái độ làm việc của các VPCC tư. Nhờ đó đã thu hút được ngày càng nhiều khách hàng.

Theo bà Nguyễn Thị Thúy Công, Trưởng VPCC Toàn Cầu (TP Ninh Bình): VPCC Toàn Cầu được thành lập theo Quyết định số 417/QĐ-UBND ngày 29-4-2009 của UBND tỉnh và được Sở Tư pháp cấp giấy phép đăng ký hoạt động. Từ khi đi vào hoạt động đến nay, VPCC Toàn Cầu không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và đưa ra những ưu đãi tốt nhất để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng khi đi công chứng.  Với phương châm hoạt động "Nhanh chóng, thuận tiện, chính xác, đúng pháp luật", trong thời gian qua, Văn phòng đã tiến hành tuyển chọn, đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ và phẩm chất đạo đức cho nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu công chứng; đồng thời đầu tư trang thiết bị đồng bộ, hiện đại, niêm yết công khai mức thu lệ phí công chứng, nội quy giao dịch, thời gian làm việc, đảm bảo phục vụ nhân dân với tinh thần "khách hàng là thượng đế".  Điểm nổi bật trong hoạt động của VPCC Toàn Cầu là việc áp dụng mức phí công chứng hợp lý và tiên phong thực hiện việc miễn, giảm phí công chứng cho người nghèo, người có công với cách mạng và các đối tượng chính sách…Văn phòng hoạt động với mục tiêu là cung cấp cho khách hàng các dịch vụ về công chứng toàn diện với chất lượng cao nhất, đồng thời tạo được uy tín và duy trì các mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Theo đánh giá của lãnh đạo Sở Tư pháp: Thời gian qua, các phòng công chứng trên địa bàn toàn tỉnh đã có nhiều đổi mới trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, nhưng cần phải đổi mới hơn nữa. Trong trường hợp nếu các phòng công chứng không có đổi mới phù hợp thì Sở Tư pháp cũng sẽ có điều chỉnh để đáp ứng yêu cầu. Theo Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng của tỉnh, giai đoạn từ nay đến năm 2010 phát triển thêm đội ngũ công chứng viên, cho phép đến năm 2010 trên địa bàn ở 2 khu vực: Thành phố Ninh Bình, huyện Hoa Lư thành lập không quá 3 VPCC và khu vực thị xã Tam Điệp.

Việc mở rộng hoạt động công chứng tư trong thời gian tới là hướng phát triển cần thiết trong quá trình xã hội hóa hoạt động công chứng, góp phần cải cách tư pháp. Để công chứng tư hoạt động có hiệu quả và tránh những sai sót không đáng có về nghiệp vụ như tình trạng công chứng ẩu, ký văn bản công chứng mà không đọc kỹ dẫn đến việc có những bản công chứng bị cơ quan chức năng trả lại; việc thu phí tại các VPCC chưa thống nhất, mỗi nơi quy định một cách khiến người dân thắc mắc; hệ thống các VPCC chưa có sự liên kết mạng nội bộ để chia sẻ thông tin, cơ sở dữ liệu chung nhằm kiểm soát tốt thực trạng các hợp đồng, văn bản công chứng...

Thời gian tới, Sở Tư pháp sẽ phối hợp với các cơ quan có liên quan hoặc tham mưu đề xuất với UBND tỉnh các biện pháp hỗ trợ phát triển tổ chức hành nghề công chứng; tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng; yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng phải báo cáo hoạt động, tổng hợp thống kê tình hình hoạt động công chứng theo định kỳ… Sở Tư pháp tiến hành sơ kết 2 năm thưc hiện Luật Công chứng theo kế hoạch của Bộ Tư pháp, việc sơ kết này được thực hiện từ cấp huyện, tỉnh và Trung ương nhằm đánh giá kết quả đã đạt được, những vướng mắc, hạn chế, bất cập đã phát sinh, tìm ra giải pháp nhằm tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động công chứng.  Đồng thời cũng sẽ thành lập đoàn kiểm tra định kỳ và đột xuất đối với các tổ chức hành nghề công chứng nhằm đánh giá toàn diện tổ chức và hoạt động của các VPCC trên địa bàn, kịp thời phát hiện các sai sót để có biện pháp chấn chỉnh, đồng thời nắm bắt những bất cập, khó khăn khi thực hiện các quy định của pháp luật về hoạt động công chứng…

Bài, ảnh: Trần Đức