Thành phố Ninh Bình: Mọi văn bản "liên thông" từ thành phố đến các xã, phường

Với nền tảng là mô hình "Một cửa liên thông", từ tháng 9-2008, thành phố Ninh Bình đã thực hiện việc chuyển công văn, giấy tờ qua mạng Internet. Điều này đồng nghĩa với việc tiết kiệm cho thành phố và các xã, phường khoản chi phí không nhỏ để chi trả cho việc in ấn, mua sắm giấy, mực, tem thư…, và quan trọng nhất là khắc phục được tình trạng công văn, giấy tờ bị thất lạc, đến và đi chậm, phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp chính quyền.

Đồng chí Trần Văn Khanh, Giám đốc Trung tâm "Một cửa liên thông" thành phố cho biết: Trên cơ sở bộ máy, phương tiện, hệ thống máy móc, thiết bị của Trung tâm "Một cửa liên thông", sau khi có chủ trương của Thành ủy, UBND thành phố về việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy chính quyền các cấp thông qua việc đầu tư xây dựng phần mềm quản lý chuyển văn bản qua mạng Internet. thành phố Ninh Bình đã đầu tư trên 1 tỷ đồng trang bị cho 14 xã, phường và 2 đơn vị là: Công an và quân sự thành phố máy vi tính, máy in, máy scan, phôtô. Được sự giúp đỡ của Ban Quản lý dự án cải cách hành chính tỉnh về việc xây dựng phần mềm quản lý, sau khi tiến hành bồi dưỡng, đào tạo cho đội ngũ công chức các xã, phường, đơn vị về kiến thức Tin học, sử dụng phần mềm quản lý văn bản, từ ngày 22-9-2008 thành phố đã chính thức thực hiện việc chuyển văn bản thông qua mạng Internet.

Để nâng cao chất lượng, hiệu quả của việc chuyển văn bản, xây dựng nề nếp thực hiện, Chủ tịch UBND thành phố đã có công văn yêu cầu các đơn vị thực hiện nghiêm túc quy định về việc theo dõi công văn, giấy tờ đến, có đánh giá, xếp loại thi đua hàng tháng. Việc kiểm tra các đơn vị thực hiện tốt hay chưa được hệ thống phần mềm ngay tại Trung tâm "Một cửa liên thông" theo dõi sát sao. Lãnh đạo UBND thành phố và trung tâm có thể kiểm tra thường xuyên để biết trong ngày giấy mời, công văn nào được chuyển đi, những đơn vị nào đã xem, chưa xem… Đối với các đơn vị, theo quy định trong ngày phải mở 4 lần để nhận công văn, giấy mời, phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo tại đơn vị, cơ sở.

Đến UBND xã Ninh Nhất, chúng tôi trao đổi với anh Phạm Viết Phi, cán bộ văn phòng, trưởng bộ phận "Một cửa" xã về những đổi mới trong việc chuyển, nhận công văn khi có hệ thống Internet, anh cho biết: Trước kia, do là xã xa trung tâm thành phố nên mỗi khi văn bản đến, có trường hợp đến rất muộn hoặc bị thất lạc đã ảnh hưởng ít, nhiều đến việc dự họp, hội nghị của lãnh đạo xã hoặc việc triển khai nhiệm vụ thành phố giao. Có văn bản đến chậm, nhân viên văn thư phải đưa đến tận nhà lãnh đạo, tốn nhiều thời gian và công sức… Từ khi có việc chuyển văn bản qua mạng, công văn, giấy tờ được cập nhật, báo cáo lãnh đạo thường xuyên nên những bất cập trước kia đã được khắc phục. Bên cạnh đó, hệ thống chuyển văn bản qua mạng còn có thuận lợi là giúp cho đội ngũ cán bộ, công chức xã có điều kiện truy cập, tìm hiểu các văn bản pháp luật liên quan đến lĩnh vực công tác một cách nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho việc thực hiện nhiệm vụ.

Không chỉ tại UBND xã Ninh Nhất, khi đến thăm UBND các xã, phường trong thành phố như: Phường Tân Thành, Thanh Bình, xã Ninh Tiến… chúng tôi đều nhận được sự hài lòng và phấn khởi của đội ngũ công chức văn phòng về sự đổi mới trong quản lý, lưu trữ văn bản thông qua hệ thống mạng Internet do thành phố xây dựng.

Trao đổi với đồng chí Nguyễn Văn Tỉnh, Chủ tịch UBND thành phố Ninh Bình, chúng tôi được biết: Cải cách hành chính luôn là một trong những nhiệm vụ trọng tâm được lãnh đạo Thành ủy, UBND thành phố xác định phải thực hiện tốt, phục vụ hiệu quả cho hoạt động của bộ máy chính quyền các cấp và tạo thuận lợi cho nhu cầu của tổ chức, công dân trên địa bàn. Do đó, sau khi Trung tâm "Một cửa liên thông" đi vào hoạt động phục vụ hiệu quả nhu cầu của tổ chức và công dân, thành phố tiếp tục đầu tư xây dựng hệ thống phần mềm quản lý chuyển văn bản xuống các xã, phường, đơn vị trực thuộc để phục vụ thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị và của đội ngũ cán bộ, công chức từ thành phố đến các xã, phường.

Sau gần 4 tháng thực hiện qua mạng Internet, toàn thành phố đã chuyển 4.628 văn bản đi và nhận 2.777 văn bản đến. Trong năm 2009, thành phố Ninh Bình tiến tới xây dựng quy trình chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO đối với hệ thống CCHC và xây dựng trang Web của thành phố để công khai các thủ tục hành chính để người dân chỉ cần ngồi nhà nhấn chuột, "lướt" Web là có thể tra cứu, tìm hiểu các quy trình, quy định, thủ tục hành chính theo từng lĩnh vực, danh mục mà thành phố đã và đang thực hiện…

Phan Hiếu