Triển khai hóa đơn điện tử trong kinh doanh mua bán điện: Từng bước nâng cao chất lượng dịch vụ

Ông Ngô Nam Phòng: Cùng với sự phát triển ngày càng cao của khoa học, trong đó có việc ứng dụng công nghệ thông tin vào đời sống và sản xuất, HĐĐT đang là một xu hướng tất yếu được các doanh nghiệp lựa chọn. Với những lợi thế hơn hẳn so với hóa đơn tự in, HĐĐT đã mang lại cho doanh nghiệp, khách hàng và cơ quan thuế những lợi ích lớn, nhất là đối với các doanh nghiệp có quy mô phát hành thường xuyên và với số lượng lớn chứng từ, hóa đơn như viễn thông, điện, nước, xăng dầu, ngân hàng, tín dụng…

Tập đoàn Điện lực Việt Nam nói chung và Công ty Điện lực Ninh Bình nói riêng đã và đang từng bước ứng dụng dịch vụ HĐĐT vào hoạt động sản xuất, kinh doanh mua bán điện để nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng. Bên cạnh đó, việc áp dụng HĐĐT giúp người tiêu dùng và ngành điện tiệm cận gần hơn với sự khách quan, minh bạch trong kinh doanh điện.

P.V: HĐĐT khác gì so với hóa đơn dạng giấy, thưa ông?

Ông Ngô Nam Phòng: HĐĐT là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn dạng giấy được in trên giấy, gắn liền với các yếu tố bảo an như phôi in, chữ ký bằng tay, đóng dấu... HĐĐT được khởi tạo, xử lý trên hệ thống máy tính, được ký bằng chữ ký số. Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền và lưu trữ bằng phương pháp điện tử không phải là HĐĐT.

P.V: Khách hàng thanh toán tiền điện như thế nào khi áp dụng HĐĐT?

Ông Ngô Nam Phòng: Khách hàng vẫn thanh toán tiền điện như hình thức đang thực hiện. Đối với các khách hàng thanh toán tại quầy thu tiền điện thì nhận được giấy biên nhận thanh toán từ thu ngân viên theo mẫu quy định của ngành điện; các khách hàng thanh toán tại quầy giao dịch của các ngân hàng hoặc các đối tác khác có ký hợp đồng dịch vụ thu hộ tiền điện sẽ nhận được biên nhận xác nhận thanh toán theo mẫu của các ngân hàng, các đối tác thực hiện dịch vụ thu hộ...; các khách hàng thanh toán qua Internet sẽ nhận được xác nhận của nhà cung cấp.

Đối với các khách hàng thanh toán qua hình thức nhắn tin SMS: tin nhắn SMS được coi như là chứng từ xác nhận thanh toán. Khách hàng có nhu cầu nhận HĐĐT sẽ được nhận theo hai hình thức qua trang Web chăm sóc khách hàng của Công ty Điện lực Ninh Bình: khách hàng đăng nhập và tra cứu, tải hóa đơn xuống; hoặc qua email: hóa đơn tiền điện được gửi đến địa chỉ email đã đăng ký của khách hàng. Như vậy, hình thức thanh toán điện tử vẫn như hiện trạng, chỉ khác thay vì nhận hóa đơn giấy thì nhận HĐĐT.

P.V: Thưa ông việc áp dụng HĐĐT mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp, người dân sử dụng điện và bản thân ngành điện?

Ông Ngô Nam Phòng: Lợi ích đối với khách hàng là thông tin HĐĐT được ngành điện  đăng tải trên website chăm sóc khách hàng của ngành, khách hàng có thể truy cập, tra cứu bất cứ thời điểm nào. Sử dụng HĐĐT khách hàng không cần bảo quản, lưu trữ hóa đơn, tránh được việc thất lạc hóa đơn. HĐĐT thuận tiện cho việc hoạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp kê khai, nộp thuế do thông tin trên HĐĐT được chuyển thẳng vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp mua bán hàng hóa, dịch vụ.

HĐĐT góp phần hiện đại hóa công tác hoạch toán kế toán, quản trị doanh nghiệp để phù hợp với xu thế kinh doanh ngày càng phát triển trên thị trường quốc tế hiện nay. Bên cạnh đó, sử dụng HĐĐT hiện nay là phù hợp với các công nghệ tiên tiến đang được áp dụng trên thế giới như Mobile Banking, Internet Banking, SMS Banking…

Đối với ngành điện, việc sử dụng HĐĐT là giảm được chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn so với sử dụng hóa đơn giấy. Quá trình thanh toán tiền điện nhanh hơn do việc lập, gửi/nhận hóa đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử. Bên cạnh đó, việc đối chiếu dữ liệu, kê khai, nộp thuế của các đơn vị ngành điện sẽ nhanh và chính xác.

P.V: Đối với Ninh Bình, ở nhiều vùng nông thôn, miền núi, internet vẫn còn xa lạ, vậy khách hàng không có điều kiện sử dụng công nghệ thông tin thì nhận hóa đơn thanh toán tiền điện như thế nào, thưa ông?

Ông Ngô Nam Phòng: Công ty Điện lực Ninh Bình sẽ triển khai HĐĐT trên địa bàn toàn tỉnh và đăng tải trên webside của ngành. Tuy nhiên, hiện nay ở nhiều địa phương trong tỉnh có nhiều hộ dân chưa sử dụng Internet, nhưng hầu hết các hộ này sử dụng điện mục đích sinh hoạt gia đình,  sản xuất, kinh doanh nhỏ lẻ, không có nhu cầu sử dụng hóa đơn để làm chứng từ kế toán hoặc kê khai thuế...

Đối tượng này thường thanh toán tiền điện trực tiếp cho ngành điện và nhận giấy biên nhận thanh toán từ thu ngân viên. Về mặt thông tin thì giấy biên nhận thanh toán cũng đầy đủ thông tin như đối với HĐĐT. Còn đối với những đối tượng không thể đến nộp tiền điện tại các điểm thu tiền điện hoặc phòng giao dịch thì nhân viên ngành điện sẽ mang máy đến thu tiền điện tận hộ gia đình.

P.V: Xin cảm ơn ông!

Nguyễn Thơm (thực hiện)