Tập trung tháo gỡ khó khăn, nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính cấp xã

Những kết quả bước đầu

Xã Bình An được thành lập trên cơ sở sáp nhập xã Trung Lương, Ngọc Lũ và Bình An (cũ). Thống kê của Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Bình An, từ ngày 1/7 đến ngày 18/7/2025, thông qua các hệ thống, UBND phường đã tiếp nhận, xử lý 922 hồ sơ, trong đó có 685 hồ sơ nộp trực tuyến và 237 hồ sơ nộp trực tiếp. UBND xã xử lý, giải quyết được 902 hồ sơ, đạt gần 98%. Theo đánh giá của Ban Chỉ đạo chuyển đổi số tỉnh, xã Bình An xếp thứ 11/129 xã, phường trong toàn tỉnh về hiệu quả xử lý, giải quyết TTHC. Chị Phạm Thị Thuý, một hộ kinh doanh tạp hoá ở đội 1 thôn Nhân Trai cho biết: “Tôi đến UBND xã để làm thủ tục đăng ký kinh doanh. Khi tôi đến được cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công xã tiếp đón niềm nở, hướng dẫn chu đáo, lấy thông tin nhập trực tiếp lên hệ thống. Mọi việc khá nhẹ nhàng, nhanh gọn, tiện lợi, tôi cảm thấy rất hài lòng”.

Không riêng chị Thuý mà nhiều người dân khác cũng ghi nhận sự thay đổi tích cực trong cách giải quyết TTHC tại địa phương. Các thủ tục về tạm trú, hộ tịch, bảo hiểm, đất đai, sản xuất, kinh doanh... đều được cán bộ hỗ trợ giải quyết nhanh chóng, không rườm rà như trước. Không chỉ xã Bình An mà ở hầu hết các xã, phường trên địa bàn tỉnh đều tích cực thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Công điện số 111/CĐ-TTg ngày 17/7/2025 về việc tập trung tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong thực hiện TTHC, chuyển đổi số giai đoạn đầu vận hành mô hình tổ chức chính quyền địa phương mới. Theo đồng chí Nguyễn Thị Thu Hiền, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Thiên Trường, để phục vụ tốt người dân, phường đã đầu tư nâng cấp không gian tiếp nhận hồ sơ, trang bị thêm máy tính, đồng thời kiện toàn đội ngũ công chức, tập huấn nghiệp vụ tiếp nhận, xử lý hồ sơ và kỹ năng tiếp công dân. Đồng thời phối hợp với đơn vị viễn thông để vận hành ổn định các phần mềm Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, hỗ trợ kỹ thuật bảo đảm vận hành, kết nối thông suốt và sẵn sàng xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình vận hành.

Thực tế cho thấy, sau khi sáp nhập, tỉnh ta không còn duy trì hoạt động của Cổng Dịch vụ công cấp tỉnh từ ngày 1/7/2025 theo chỉ đạo tại Văn bản số 623/TTg-KSTT ngày 30/5/2025 của Chính phủ và chính thức vận hành mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp. Đây là một bước chuyển đổi lịch sử, một sự sắp xếp chiến lược nhằm tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước, đưa chính quyền đến gần dân hơn, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày một tốt hơn. Trong hơn 1 tháng qua, toàn tỉnh đã chứng kiến sự nỗ lực vượt bậc của cả hệ thống chính trị, sự vào cuộc quyết liệt, trách nhiệm của các cấp, các sở, ban, ngành và đặc biệt là sự cố gắng không ngừng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tại 129 xã, phường trên toàn tỉnh.

Đồng chí Tạ Quang Phương, Phó Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ đánh giá: Bước đầu hoạt động chỉ đạo, điều hành và giải quyết TTHC cho người dân, doanh nghiệp được thông suốt, không bị gián đoạn. Để có được kết quả đó, các hệ thống thông tin dùng chung, đặc biệt là Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, Hệ thống Thông tin giải quyết TTHC đã trở thành công cụ “xương sống”, là nền tảng cốt lõi cho hoạt động của chính quyền số theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp. Đây không đơn thuần là khai thác, sử dụng các phần mềm, hệ thống thông tin mà là phương thức làm việc mới trên môi trường số, đòi hỏi đội ngũ cán bộ các cấp, sở, ngành, đơn vị phải thay đổi từ tư duy đến hành động, cùng nhau hướng tới một nền hành chính công khai, minh bạch, hiện đại và hiệu quả. Các cấp lãnh đạo đã ghi nhận và đánh giá cao những kết quả tích cực mà Sở Khoa học và Công nghệ, các sở, ban, ngành của tỉnh; UBND các xã, phường đạt được trong công tác triển khai, vận hành, khai thác, sử dụng các hệ thống thông tin thiết yếu đảm bảo an toàn, thông suốt theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp. Trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC, tính đến ngày 15/8/2025, toàn tỉnh đã tiếp nhận và xử lý 131.960 hồ sơ; trong đó, tỷ lệ hồ sơ nộp trực tuyến đạt 80,1% với 105.662 hồ sơ; tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng và trước hạn đạt 96,85%. Nhiều đơn vị cấp xã như Giao Thủy, Quỹ Nhất, Ninh Giang, Hải Hưng, Hải Anh... đã làm tốt việc giải quyết TTHC.

Một điều đáng ghi nhận nữa là công tác tiếp nhận, luân chuyển và trả kết quả đối với từng TTHC đã dần đi vào nền nếp và được thực hiện qua các bước, bao gồm: Tiếp đón, hướng dẫn người dân đến khu vực cần giải quyết TTHC theo từng lĩnh vực; chuẩn bị hồ sơ thực hiện TTHC; tiến hành tiếp nhận hồ sơ; chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền; giải quyết TTHC và trả kết quả cho chủ thể hồ sơ. Các hoạt động bảo đảm thông suốt, liên tục, hiệu lực, hiệu quả; sát dân, gần dân và phục vụ nhân dân tốt nhất. Bộ máy cán bộ tham gia giải quyết các TTHC đang cơ bản được bổ sung hoàn thiện theo hướng tinh gọn, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lý địa bàn rộng, dân cư đông, nhu cầu lớn; hệ thống trang thiết bị và cơ sở vật chất cũng đã được bố trí đầy đủ, giúp giải quyết các TTHC cho nhân dân một cách thông suốt, hiệu quả. Đặc biệt, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong quy trình giải quyết TTHC của các xã, phường; cán bộ theo dõi tình hình giải quyết TTHC trong các cơ quan của tỉnh đã luôn nâng cao nhận thức, trình độ, kỹ năng sử dụng các phần mềm giải quyết TTHC…

Những kết quả đạt được trong quá trình sử dụng các hệ thống thông tin để xử lý, giải quyết TTHC cho nhân dân từ khi vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp là rất đáng ghi nhận. Điều đó cho thấy sự nỗ lực phấn đấu, quyết tâm chính trị rất lớn của cả hệ thống chính trị, nhất là các xã, phường sau sáp nhập.

Nhận diện, giải quyết những khó khăn, bất cập

Bên cạnh những kết quả đáng ghi nhận, quá trình vận hành các Hệ thống thông tin giải quyết TTHC trong hơn 1 tháng qua cũng đang bộc lộ không ít hạn chế, khó khăn, vướng mắc. Nhìn nhận, đánh giá một cách khách quan, đây là điều khó tránh khỏi trong giai đoạn đầu thực hiện sự chuyển đổi lớn và toàn diện. Qua tổng hợp của Sở Khoa học và Công nghệ, báo cáo của các xã, phường cho thấy có 3 nhóm vấn đề hạn chế chính. Cụ thể về kỹ thuật, các hệ thống thông tin xử lý, giải quyết TTHC đôi lúc hoạt động chưa ổn định, tốc độ xử lý còn chậm, đặc biệt là thao tác ký số. Việc 2 Hệ thống giải quyết TTHC và Hệ thống quản lý văn bản và điều hành chưa được liên thông, tích hợp sâu đã gây ra sự bất tiện khi cán bộ phải thao tác trên cả 2 nền tảng. Cùng với đó, sự thiếu ổn định của các cơ sở dữ liệu quốc gia do các bộ, ngành Trung ương quản lý cũng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giải quyết công việc của cấp xã, phường. Đối với quy trình, nghiệp vụ, nhiều TTHC trước đây thuộc thẩm quyền cấp huyện, cấp tỉnh nay được phân cấp về cho cấp xã. Đây là một khối lượng công việc rất lớn và phức tạp, đòi hỏi cán bộ phải có thời gian để tìm hiểu, nghiên cứu, nắm bắt. Quy trình xử lý văn bản trên hệ thống hiện đang áp dụng chung, chưa được tối ưu hóa theo đặc thù của từng đơn vị, dẫn đến việc luân chuyển còn chậm và lúng túng. Đặc biệt về con người và kỹ năng, thực tế cho thấy chất lượng chuyên môn và kỹ năng sử dụng công nghệ của đội ngũ cán bộ cấp xã chưa đồng đều.

Trên cơ sở nhận diện những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện, với chức năng, nhiệm vụ được giao, Sở Khoa học và Công nghệ đang tập trung phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai giải pháp khắc phục trong thời gian sớm nhất. Theo đó, Sở đang tích cực tổ chức hội nghị, hội thảo bàn giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả khai thác, sử dụng các hệ thống thông tin. Thông qua các hội nghị tổ chức quán triệt, thống nhất nhận thức để cùng nhau phối hợp tháo gỡ những “điểm nghẽn”, hướng dẫn “cầm tay chỉ việc” để đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức xã, phường và các đơn vị liên quan có thể làm chủ công cụ, làm chủ quy trình xử lý văn bản điện tử khép kín từ khâu tiếp nhận, phân công xử lý của lãnh đạo, cho ý kiến của các đơn vị, cá nhân phối hợp, đến việc dự thảo, trình ký và phát hành văn bản; xử lý các nhóm TTHC phức tạp, mới được phân cấp từ cấp tỉnh, cấp huyện về địa phương.

Đồng chí Tạ Quang Phương cho biết thêm: Để tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, học tập nâng cao trình độ, kỹ năng sử dụng các hệ thống thông tin dùng chung giải quyết TTHC theo thẩm quyền được giao của các xã, phường, Sở Khoa học và Công nghệ sẽ tổ chức các hội nghị, hội thảo tập huấn theo từng khu vực. Các hội nghị, hội thảo tập huấn sẽ tập trung vào các vấn đề cốt lõi đối với Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, tập trung hướng dẫn chuyên sâu về quy trình xử lý văn bản điện tử khép kín, từ khâu tiếp nhận, phân công xử lý của lãnh đạo, cho ý kiến của các đơn vị, cá nhân phối hợp đến việc dự thảo, trình ký và phát hành văn bản. Đặc biệt là kỹ năng tạo lập và quản lý hồ sơ công việc điện tử; lưu trữ, tra cứu và bàn giao công việc một cách khoa học, đáp ứng yêu cầu về lưu trữ điện tử theo quy định. Ngoài ra, với tinh thần cầu thị, Sở Khoa học và Công nghệ mong muốn, các hội nghị tập huấn là diễn đàn để đội ngũ cán bộ các địa phương trao đổi những vấn đề còn vướng mắc, chưa thông suốt, từ đó thúc đẩy nhanh, hiệu quả quá trình xử lý giải quyết các TTHC cho người dân, doanh nghiệp, tạo sự chuyển biến trong cải cách hành chính của các xã, phường và của tỉnh.

Cùng với đẩy mạnh việc hướng dẫn, tạo cơ hội để đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của các xã, phường; cán bộ theo dõi tình hình giải quyết TTHC trong các cơ quan của tỉnh nâng cao nhận thức, trình độ, kỹ năng sử dụng các phần mềm giải quyết TTHC, Sở Khoa học và Công nghệ tiếp tục phối hợp với các sở, ban, ngành chức năng tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo các cơ quan, đơn vị chuyên môn rà soát, tái cấu trúc quy trình TTHC, sửa đổi quy trình nội bộ, quy trình điện tử theo hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ. Chỉ đạo Trung tâm Chuyển đổi số và Truyền thông phối hợp với Viễn thông Ninh Bình, các đơn vị cung cấp dịch vụ lắng nghe, tiếp thu ý kiến phản ánh để giải đáp cặn kẽ, hướng dẫn tỉ mỉ cách xử lý từng vướng mắc từ các địa phương nhằm tiếp tục tối ưu hóa các hệ thống theo hướng lấy người dùng làm trung tâm, thân thiện và dễ sử dụng hơn. Phối hợp với VNPT khẩn trương nâng cấp, ổn định hệ thống, khắc phục các lỗi còn tồn tại. Nghiên cứu giải pháp để liên thông, tích hợp Hệ thống giải quyết TTHC và Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hướng tới mục tiêu đăng nhập một lần và xử lý công việc trên một nền tảng duy nhất. Tổ chức các tổ công tác xuống cơ sở để trực tiếp hỗ trợ, hướng dẫn và kịp thời nắm bắt khó khăn, đồng thời làm việc với các bộ, ngành Trung ương để kiến nghị về việc đảm bảo sự ổn định của hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia.

Hy vọng rằng, với những giải pháp cụ thể, căn cơ cùng sự nỗ lực cố gắng của đội ngũ cán bộ, công chức các cấp, toàn tỉnh sẽ nhanh chóng vượt qua những hạn chế trong giai đoạn đầu sử dụng Hệ thống thông tin giải quyết TTHC khi vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, doanh nghiệp, thúc đẩy kinh tế - xã hội của tỉnh ngày càng phát triển mạnh mẽ và bền vững.