Số hóa hồ sơ - Bước đột phá trong thực hiện chính sách đối với người có công

Hiện nay, Sở Lao động, Thương binh và Xã hội đang quản lý và bảo quản trên 200 nghìn hồ sơ người có công với cách mạng và người trực tiếp tham gia kháng chiến qua các thời kỳ hoạt động khác nhau (trong đó có gần 50 nghìn hồ sơ người có công với cách mạng). Hồ sơ người có công là dạng hồ sơ mật, là cơ sở dữ liệu quan trọng phản ánh tương đối đầy đủ toàn bộ thông tin về người có công trên địa bàn tỉnh. Trước đây, hồ sơ được lưu trữ dạng giấy theo nhóm đối tượng, đơn vị, địa phương… Thông tin trên bìa hồ sơ được viết tay, sắp xếp trên giá, kệ cố định trong kho. Hàng năm, kho lưu trữ đều phải xử lý mối, mọt… nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu. Tuy nhiên, qua thời gian, hồ sơ dạng giấy dễ bị hư hỏng, rách nát, mờ chữ… Nếu trong môi trường bảo quản không tốt, hồ sơ bị hủy hoại bởi thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn mất, không thể phục hồi. Chưa kể, việc lưu trữ thủ công cũng rất khó kiểm soát và khó tìm kiếm hồ sơ tài liệu. 

Trước thực trạng đó, để thực hiện tốt hơn công tác quản lý hồ sơ người có công với cách mạng, phục vụ công tác giải quyết các chế độ, chính sách cho người có công được nhanh chóng, kịp thời, UBND tỉnh đã đồng ý để Sở Lao động, Thương binh và Xã hội lập kế hoạch "Xây dựng phần mềm quản lý và số hóa hồ sơ người có công trên địa bàn tỉnh Ninh Bình". Theo đó, trên tinh thần bám sát các tiêu chí cơ bản hồ sơ đã yêu cầu nhà cung cấp phần mềm, các đơn vị phối hợp khẩn trương chuyển quản lý, lưu trữ hồ sơ người có công ở dạng giấy thành dạng "phi hồ sơ tài liệu giấy", vẫn đảm bảo giữ đủ thông tin khi cần tra cứu, giải quyết chính sách nhằm giảm thiểu việc tra cứu trực tiếp đối với các loại hồ sơ đặc biệt quan trọng, tình trạng vật lý kém và có tần suất khai thác nhiều. Từ đầu năm 2021 đến nay, phần mềm đã đi vào hoạt động ổn định, cơ bản đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin, giấy tờ phục vụ giải quyết chế độ, chính sách kịp thời, chính xác cao, giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí trong việc bảo quản tài liệu hồ sơ.

Đồng chí Trần Thị Can, Trưởng Phòng Người có công, Sở Lao động, Thương binh và Xã hội cho biết: Nhờ sử dụng phần mềm số hóa mà mỗi khi duyệt đề xuất của cán bộ trong phòng về giải quyết các chế độ, chính sách, tôi có thể kiểm tra, giám sát chặt chẽ hơn. Dùng phần mềm để tra cứu hồ sơ, kiểm tra nội dung cán bộ tham mưu mà không phải mất nhiều thời gian. Bên cạnh đó, việc cập nhật biến động hồ sơ tăng hay giảm cũng rất thuận lợi, thay vì phải cộng bằng sổ sách như trước đây thì giờ chỉ cần một chút thời gian có thể tra cứu, tổng hợp ngay trên máy tính. Từ đó đảm bảo cho việc khai thác, cung cấp thông tin về hồ sơ được nhanh chóng, hiệu quả tối ưu nhất và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của hồ sơ.

Hiện nay, Sở Lao động, Thương binh và Xã hội quản lý chi trả trợ cấp từ ngân sách Nhà nước cho gần 22 nghìn người có công với cách mạng đang hưởng trợ cấp hàng tháng. Trong 6 tháng đầu năm 2021, Sở đã giải quyết chế độ, chính sách cho gần 2.800  người có công với cách mạng và thân nhân của họ. Việc đồng bộ và quy chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thông tin về hồ sơ người có công đã góp phần thực hiện việc quản lý, khai thác, giải quyết chính sách ưu đãi người có công nhanh chóng, hiệu quả. Đặc biệt, ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa nền hành chính nhà nước trong thực hiện chính quyền điện tử, Sở Lao động, Thương binh và Xã hội cũng đã cung cấp 119 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở trên hệ thống phần mềm một cửa và dịch vụ công trực tuyến thực hiện tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh. Trong đó, có 31 thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực giải quyết chế độ, chính sách cho người có công. Từ đó, giúp người có công và thân nhân thuận lợi trong thực hiện các thủ tục pháp lý cũng như các chế độ, chính sách, giảm thời gian đi lại.

Đồng chí Trưởng Phòng Người có công, Sở Lao động, Thương binh và Xã hội cho biết thêm: Trải qua các cuộc kháng chiến trường kỳ và anh dũng của đất nước, tỉnh Ninh Bình có 235 nghìn cán bộ, chiến sỹ tham gia chiến đấu và phục vụ chiến đấu trên các mặt trận. Có trên 16.000 người con Ninh Bình đã anh dũng hy sinh và được công nhận là anh hùng liệt sỹ; trên 1.200 bà mẹ được công nhận là Mẹ Việt Nam Anh hùng; trên 13.000 thương binh, 8.000 bệnh binh, trên 1.100 người được công nhận là cán bộ lão thành cách mạng và cán bộ tiền khởi nghĩa…

Những năm qua, các ngành, địa phương trong tỉnh đã thực hiện tốt phong trào "Đền ơn đáp nghĩa", chăm sóc đời sống người có công với cách mạng. Đặc biệt, việc xác nhận và đảm bảo đầy đủ, kịp thời các chính sách của Đảng, Nhà nước đối với người có công được coi là nhiệm vụ quan trọng, có ý nghĩa sâu sắc, thể hiện đạo lý "Uống nước nhớ nguồn" với những người đã hy sinh cho cách mạng. Việc giải quyết chế độ, chính sách cho đối tượng người có công trên địa bàn tỉnh đã cơ bản kịp thời. Cùng với việc đổi mới tuyên truyền, tăng cường đối thoại, Sở Lao động, Thương binh và Xã hội đã phối hợp với các địa phương, ngành liên quan phổ biến kịp thời những quy định về thực hiện chính sách đối với người có công. Đồng thời hướng dẫn, đôn đốc các địa phương rà soát, phát hiện, tổ chức xác nhận đảm bảo không để tồn đọng hồ sơ. Sở cũng kịp thời báo cáo, xử lý cơ bản các trường hợp tồn đọng về xác nhận, công nhận người có công, đặc biệt đối với liệt sỹ, thương binh, người hưởng chính sách như thương binh trong chiến tranh không còn giấy tờ, người hoạt động kháng chiến và con đẻ của họ bị ảnh hưởng bởi chất độc hóa học theo quy định, hướng dẫn của Nhà nước… Đặc biệt, hiện nay, khi đã áp dụng những tiến bộ mới trong công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ, chắc chắn việc xử lý, giải quyết những hồ sơ tồn đọng sẽ được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.

 Đào Hằng