Nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước về hoạt động công chứng, chứng thực

Tuy nhiên, trong lĩnh vực công chứng còn bộc lộ những hạn chế do quy định của pháp luật chưa chặt chẽ; cụ thể như Luật Công chứng không giới hạn độ tuổi được bổ nhiệm công chứng viên, vì vậy nhiều người cao tuổi vẫn được bổ nhiệm làm công chứng viên, phần nào ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động công chứng.

Quy định của Luật Công chứng, các phòng công chứng phải có từ 2 công chức, viên chức trở lên nhưng trên thực tế trên địa bàn tỉnh có 9 văn phòng công chứng chỉ có 2 văn phòng là có 2 công chứng viên. Nguồn đào tạo công chứng viên khó khăn nên việc thực hiện quy định từ ngày 1-1-2017, Văn phòng công chứng phải có 2 công chứng viên khó thực hiện được.

Mặt khác do điều kiện kinh tế còn hạn chế nên việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng chưa được thực hiện, vì vậy, các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng giao dịch đã được công chứng đến với các tổ chức hành nghề công chứng còn hạn chế. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.

Tuy nhiên, trên thực tế phát sinh trường hợp bản sao đã được chứng thực nhưng người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối sửa chữa bản sao sau khi đã được chứng thực; do vậy nếu không lưu trữ bản sao thì cơ quan thực hiện chứng thực lại không có cơ sở để đối chiếu khi có tranh chấp, sai sót xảy ra.

Đối với các giao dịch như di chúc, đặt cọc, phía UBND cấp xã sẽ không nắm được do pháp luật không yêu cầu phải đăng ký giao dịch này ở xã dẫn đến trường hợp giao dịch khi bị ngăn chặn, không thực hiện được ở các tổ chức hành nghề công chứng, người dân lại đến UBND cấp xã để chứng thực hoặc ngược lại; từ đó dẫn đến cũng một giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng có khi được đem đi giao dịch với nhiều người, dẫn đến tranh chấp, khiếu kiện…

Nguyên nhân của những hạn chế trên là do  trong giai đoạn đầu chủ trương chuyển giao thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch từ UBND cấp huyện, cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng không được thống nhất trong các quy định của pháp luật. Quy định chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng chưa được thống nhất, đồng bộ trong việc bảo đảm hài hòa lợi ích của Nhà nước và công chứng viên, người lao động.

Văn bản điều chỉnh trực tiếp hoạt động chứng thực mới chỉ dừng lại ở cấp độ Nghị định, vì vậy mức độ tuân thủ pháp luật về chứng thực của các cơ quan, tổ chức xã hội chưa đúng mức, còn bị chi phối bởi nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác. Kinh phí đầu tư cho công tác tuyên truyền về công chứng, chứng thực còn hạn chế.

Để nâng cao công tác quản lý Nhà nước về các hoạt động công chứng, chứng thực Sở Tư pháp đã đề nghị với Bộ Tư pháp phối hợp với các cơ quan chức năng ở Trung ương tham mưu cho cấp có thẩm quyền quy định thống nhất và có lộ trình từng giai đoạn thực hiện việc chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng, để thực hiện ở địa phương không gặp khó khăn, vướng mắc.

Thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng kiến thức pháp luật, kỹ năng hành nghề công chứng cho các công chứng viên. Xây dựng và ban hành tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng mẫu để địa phương có cơ sở xây dựng. Có biện pháp giải quyết và khắc phục những mâu thuẫn trong các quy định của pháp luật về chứng thực. Đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, mẫu hóa các loại giấy tờ, biểu mẫu về chứng thực.

Đối với UBND tỉnh, Sở Tư pháp đề nghị thành lập Hội đồng công chứng viên; tạo điều kiện về kinh phí để xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng.

Quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất như phần mềm kết nối quản lý thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch; ban hàn quy chế phối hợp, cung cấp thông tin về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh, tránh trường hợp khi không thực hiện công chứng, chứng thực được ở nơi này thì lại đến nơi khác yêu cầu giải quyết.

Tạo điều kiện về kinh phí để hàng năm tổ chức tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ chuyên trách về chứng thực tại các xã, phường, thị trấn.

Mạnh Dũng