Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Trước đây khi sử dụng hóa đơn giấy, Công ty chúng tôi phải đặt in hóa đơn từ các công ty in với giá 2.000 đồng/hóa đơn, nhưng khi sử dụng HĐĐT chỉ mất 300 đồng/hóa đơn. Nếu sử dụng nhiều hóa đơn, rõ ràng là tiết kiệm được một khoản tiền không nhỏ cho Công ty.

Ngoài ra, sử dụng HĐĐT có thể giúp DN tiết kiệm chi phí chuyển phát nhanh cho đối tác; tiết kiệm nhân lực và thời gian ký hóa đơn. Điều này rất quan trọng, vì khi lãnh đạo không phải mất thời gian ký hóa đơn, có thể dành thời gian để chỉ đạo hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nhân viên phụ trách không còn phải mất thời gian để lưu trữ, bảo quản hóa đơn, như vậy có thể tiết kiệm được nhân công, hoặc có thể bố trí, sắp xếp nhân viên làm việc khác để nâng cao hiệu quả công việc.

Do HĐĐT có thể lưu giữ trong kho dữ liệu điện tử, nên DN không mất không gian lưu trữ như hóa đơn giấy. Bên cạnh đó còn giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn, tăng cường khả năng bảo mật hóa đơn; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy. Đồng thời, phương thức này nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn do việc tập hợp các thông tin qua phương tiện điện tử một cách nhanh chóng và kịp thời; chi phí vận hành và quản lý thấp, hiệu quả.

Với chi phí mà DN phải bỏ ra để sử dụng hóa đơn như trên, với những đơn vị sử dụng nhiều hóa đơn, thì tổng số chi phí cho việc sử dụng hóa đơn giấy trong 1 năm là không hề nhỏ. Việc sử dụng HĐĐT không chỉ giúp DN, người nộp thuế giảm chi phí tuân thủ nghĩa vụ thuế, mà còn giúp cơ quan thuế và cơ quan khác thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước của mình. Đối với cơ quan thuế, sử dụng HĐĐT giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn. Khi toàn bộ DN triển khai HĐĐT, thì ngành Thuế sẽ có hệ thống cơ sở dữ liệu về hóa đơn, từ đó có thể phục vụ hiệu quả cho công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro DN, cá nhân kinh doanh.

Bên cạnh đó, có thể giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế. Cơ quan Thuế và các cơ quan khác của Nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn như hiện nay.

Đối với xã hội, sử dụng HĐĐT khắc phục được trình trạng gian lận, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên. Thực tế cho thấy, qua công tác quản lý thuế, cơ quan Thuế đã phát hiện một số trường hợp ghi số liệu các liên hóa đơn khác nhau, liên 1 là liên lưu và để khai thuế của người bán thì ghi giá trị và tiền thuế thấp để khai thuế thấp, nhưng liên 2 là liên giao cho người mua thì ghi giá trị và tiền thuế cao, nhằm mục đích gian lận thuế.

Do đó, việc sử dụng HĐĐT sẽ khắc phục tình trạng này, vì HĐĐT là thông điệp dữ liệu điện tử, khi HĐĐT được lập, ký số và gửi đi thì nội dung thông điệp điện tử của người bán và người mua sẽ là như nhau, không có khả năng chỉnh sửa, nên sẽ không có gian lận như việc sử dụng hóa đơn giấy nêu trên.

Việc áp dụng sử dụng  HĐĐT thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống  có ý nghĩa lớn trong việc tiết kiệm thời gian, chi phí cho DN. Đồng thời, loại bỏ tình trạng gian lận trong việc sử dụng hóa đơn giấy, tạo môi trường kinh doanh minh bạch, bình đẳng cho DN; cũng như nâng cao hiệu quả quản lý thuế và xây dựng hệ thống thuế hiện đại.

Mạnh Huy