Hội nghị kiểm điểm, rà soát tiến độ thực hiện nhiệm vụ của Tiểu ban Lễ tân, hậu cần, khen thưởng

Để thực hiện tốt công tác phục vụ, đón tiếp đại biểu và dự Lễ kỷ niệm, Văn phòng UBND tỉnh phân công, hướng dẫn chi tiết đại biểu về dự Lễ kỷ niệm và các hoạt động trong thời gian tới: Về công tác mời đại biểu, chuyển quà lưu niệm, thẻ đại biểu, biển xe và tiêu chuẩn của đại biểu về dự, Tiểu ban đã phát giấy mời cho hơn 1.700 đại biểu bắt đầu từ ngày 16/4/2018. Công tác xác nhận đại biểu, các đơn vị, cá nhân được phân công phụ trách chịu trách nhiệm liên hệ để sớm xác nhận đại biểu về dự Lễ kỷ niệm, thời hạn hoàn thành xác nhận đại biểu trước 16h ngày 22/4/2018.

Tổ chức đón tiếp, bố trí ăn nghỉ cho đại biểu về dự Lễ kỷ niệm thực hiện theo phân công tại Kế hoạch số 31. Tiểu ban chỉ ra phương án bố trí phương tiện đưa, đón đại biểu đi dự Lễ kỷ niệm; Tổ chức tiệc chiêu đãi và tổ chức đón tiếp đại biểu khu vực Sân khấu tổ chức Lễ kỷ niệm được chuẩn bị chu đáo trong bố trí sơ đồ chỗ ngồi, đặt biển tên, hướng dẫn, đón đại biểu theo sơ đồ chỗ ngồi và chuẩn bị các điều kiện phục vụ đón tiếp đại biểu tại khu vực sân khấu Lễ kỷ niệm cụ thể, chu đáo.

Các đơn vị phối hợp với Doanh nghiệp Xuân Trường tổ chức các hoạt động diễn ra trong dịp Lễ kỷ niệm như Lễ tế trời tại Đàn Kính thiên chùa Bái Đính ( vào ngày 25/4), Lễ diễu hành tại Quảng trường Đinh Tiên Hoàng Đế (ngày 27/4), Lễ hội Tràng An (29/4).

Phát biểu tại hội nghị, đồng chí Tống Quang Thìn, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Ban Tổ chức Lễ kỷ niệm đánh giá khâu lễ tân, hậu cần đặc biệt quan trọng, là hoạt động mấu chốt trong các hoạt động tại Lễ kỷ niệm với dày đặc các hoạt động lớn (Lễ kỷ niệm gồm 47 hoạt động lớn trước, trong và sau Lễ kỷ niệm), do đó đòi hỏi rất lớn sự nhiệt tình, trách nhiệm của các thành viên trong Tiểu ban và các dơn vị được phân làm nhiệm vụ trong Lễ kỷ niệm và các hoạt động.

Đồng chí nhấn mạnh, ngoài việc chuẩn bị chu đáo các điều kiện cho Lễ kỷ niệm, Tiểu ban Lễ tân, hậu cần, khen thưởng còn có trách nhiệm tham gia các hoạt động xã hội hóa mà tỉnh phối hợp với Doanh nghiệp Xuân Trường tổ chức diễn ra trong dịp Lễ kỷ niệm như Lễ tế trời tại Đàn Kính thiên chùa Bái Đính ( vào ngày 25/4), Lễ diễu hành tại Quảng trường Đinh Tiên Hoàng Đế (ngày 27/4), Lễ hội Tràng An (29/4).

Đồng chí yêu cầu, để thể hiện được văn hóa đất và người Ninh Bình thân thiện, mến khách, trách nhiệm, nhiệt tình ngay tại các hoạt động Lễ kỷ niệm, Tiểu ban cần chuẩn bị chu đáo từ nội dung mời đại biểu, các đơn vị được phân công đi mời phải do các đồng chí cấp trưởng các đơn vị trực tiếp làm nhiệm vụ này. Chú trọng tới công tác xếp chỗ ngồi, liên tục xác nhận vị trí ngồi đại biểu, giới thiệu đại biểu tại khai mạc Lễ kỷ niệm.

Đối với phần ăn ở, tiếp đón thực hiện nguyên tắc đơn vị nào được giao mời và nhận tiếp đón đại biểu phải làm nhiệm vụ từ đón khách tới hoàn thành chương trình khi khách về; đề nghị đội ngũ lễ tân, tiếp đón đại biểu phải mặc đồng phục nam sơ mi caravat, nữ áo dài. Phương tiện đưa đón, tiệc chiêu đãi phải chuẩn bị chu đáo cho các đơn vị thường trực, đơn vị nhiệm vụ chính như Sở Văn hóa, Thể thao, Văn phòng UBND tỉnh, huyện Hoa Lư và chuẩn bị tiệc chiêu đãi có dự phòng để tránh xảy ra thiếu tiệc.

Đặc biệt quan tâm tới phương án an ninh trật tự, phương án phòng chống cháy nổ; giao Bộ CHQS tỉnh thực hiện dò mìn tại khu vực đông người, bãi xe và khu vực sân khấu tổ chức Lễ kỷ niệm, đảm bảo an toàn cho khách và nhân dân đến dự; có phương án phòng, chống bạo động; quan tâm bố trí thêm nhân lực cho đội ngũ phóng viên làm truyền hình trực tiếp và biên dịch viên làm việc tại Cabin.

Việc đón tiếp đại biểu được thống nhất cao và thực hiện theo sơ đồ bố trí của Văn phòng UBND tỉnh, cần có thêm phương án dự phòng chỗ ngồi cho đại biểu và chuẩn bị quạt, nước, ghế cho đại biểu và nhân dân, du khách đến dự. Tiểu ban nên bố trí 2 người giúp việc cho tổng đạo diễn lễ kỷ niệm để thực hiện các nhiệm vụ phát sinh. Chuẩn bị đầy đủ tai nghe phiên dịch cho khách quốc tế.

Đề nghị Tiểu ban và Đài Phát thanh và Truyền hình Ninh Bình quan tâm tới đội ngũ phóng viên, biên tập viên Đài THVN làm chương trình trực tiếp Lễ kỷ niệm cũng như thực hiện công tác phối hợp với các Đài truyền hình trong cả nước về việc tiếp sóng Lễ kỷ niệm theo sự chỉ đạo của Ban Tuyên giáo Trung ương, để Lễ kỷ niệm có sức lan tỏa mạnh mẽ trong cả nước.

Đề nghị Sở Văn hóa Thể thao chuẩn bị số lượng in đồng tiền Thái Bình Hưng Bảo thời vua Đinh để làm quà may mắn cho các đại biểu về dự.

Hồng Vân- Minh Quang