Triển khai ứng dụng chữ ký số trong văn bản điện tử

Cùng với triển khai Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, việc triển khai ứng dụng chữ ký số (là một dạng chữ ký điện tử, thay thế cho chữ ký tay, con dấu truyền thống đang sử dụng trên văn bản giấy) của các cơ quan Nhà nước cũng được xem là phương án giải quyết tốt nhất mọi vấn đề khi giao dịch trên môi trường Internet, có tính bảo mật cao. Qua đó góp phần tạo môi trường làm việc hiện đại, tiết kiệm thời gian, chi phí, tạo hiệu quả tích cực trong xây dựng chính quyền điện tử tỉnh.

Triển khai ứng dụng chữ ký số trong văn bản điện tử

Bộ phận "Một cửa" Sở Thông tin và Truyền thông.

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Chữ ký số được tạo ra bởi người ký đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý. Theo quy định hiện hành thì trong hệ thống Quản lý văn bản điều hành có 2 loại chữ ký số được áp dụng, đó là chữ ký số cá nhân (là chữ ký điện tử được ký bởi cá nhân có thẩm quyền, dùng để thay thế cho chữ ký tay truyền thống) và chữ ký số của cơ quan/tổ chức (là chữ ký điện tử được ký bởi người được ủy quyền của cơ quan/tổ chức; thường là văn thư của đơn vị, chữ ký này thay thế cho con dấu của cơ quan/tổ chức, có tính hiệu lực pháp lý như con dấu của cơ quan tổ chức). Chữ ký số hành chính do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp và xác thực, các đơn vị được chọn cung cấp các giải pháp kỹ thuật như Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel), Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT)…

Đồng chí Nguyễn Huy Thái, Trưởng phòng Giải pháp Công nghệ thông tin, Trung tâm Công nghệ thông tin VNPT Ninh Bình cho biết: Thực hiện các thông tư quy định và các văn bản của Nhà nước, Chính phủ về việc đẩy mạnh triển khai gửi nhận văn bản trên hệ thống quản lý văn bản điện tử (theo Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông về ký số, kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước), UBND tỉnh và Sở Thông tin và Truyền thông đã ban hành các văn bản hướng dẫn các đơn vị thực hiện đẩy mạnh công tác gửi, nhận văn bản và thực hiện triệt để việc khai thác có hiệu quả hệ thống phần mềm trong gửi, nhận văn bản điện tử. Muốn đẩy mạnh việc khai thác có hiệu quả việc gửi, nhận văn bản điện tử thì bắt buộc phải áp dụng triệt để thực hiện chữ ký số trên phần mềm. Là đơn vị được UBND tỉnh giao triển khai hệ thống quản lý văn bản cũng như hệ thống hành chính công trên địa bàn toàn tỉnh, VNPT Ninh Bình đã thực hiện tích hợp các giải pháp chữ ký số trên phần mềm. Trên hệ thống quản lý văn bản, VNPT đang áp dụng 2 giải pháp, đó là ký số bằng thiết bị cứng Token (các cơ quan, tổ chức bắt buộc phải có thiết bị USB Token, chứng thư số được các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp) và ký số bằng sim PKI (gắn trên thiết bị di động, smartphone, tab…). Với 2 giải pháp này đã nâng cao hiệu quả trong công tác gửi nhận văn bản của các cơ quan Nhà nước. Ưu điểm khi VNPT triển khai ký số bằng sim PKI giúp các đồng chí lãnh đạo thuận lợi hơn khi ký duyệt văn bản ở mọi lúc, mọi nơi.

Để việc sử dụng chữ ký số được triển khai rộng rãi, có chất lượng, Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với các cơ quan, đơn vị tăng cường công tác tuyên truyền về lợi ích ứng dụng chữ ký số; tổ chức rà soát, cung cấp chứng thư số cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan trên địa bàn tỉnh trong sử dụng chữ ký số. Đồng thời, Sở Thông tin và Truyền thông đã phối hợp với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh và các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn cho cán bộ, công chức, tổ chức, cá nhân để thực hiện việc ký số. Thế mạnh của tỉnh trong triển khai chữ ký số đó là Hệ thống văn bản quản lý, điều hành của tỉnh đã triển khai đến 100% các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn và các đơn vị trực thuộc của cơ quan, đơn vị với trên 8.600 tài khoản người dùng, đã kết nối liên thông với trục liên thông văn bản quốc gia.

ứng dụng chữ ký số mang lại nhiều hiệu quả thiết thực, giảm chi phí mua giấy in, mực, chi phí gửi văn bản qua đường bưu chính; giảm công sức lao động, bảo mật dữ liệu cá nhân, các dữ liệu chuyên môn; được ứng dụng hiệu quả vào các hoạt động tác nghiệp hành chính của đội ngũ cán bộ, công chức, nâng cao mức độ an toàn và bảo mật cho các giao dịch điện tử giữa các cơ quan hành chính Nhà nước trên môi trường mạng. Việc ứng dụng chữ ký số bước đầu đạt được những kết quả nhất định, làm thay đổi tác phong, lề lối làm việc, từ giải quyết công việc dựa trên giấy tờ sang giải quyết công việc trên môi trường điện tử hiện đại, nhanh, gọn; tạo thuận lợi tối đa trong giải quyết công việc của cơ quan hành chính, tổ chức cá nhân về thời gian, công sức. Qua đó, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính của tỉnh. Đến nay, Sở Thông tin và Truyền thông đã phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ cấp 1.866 chứng thư số cho các tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh, trong đó có 492 chứng thư số cho tổ chức; 1.374 chứng thư số cho các cá nhân. Đồng thời, cấp trên 120 SIM PKI thực hiện ký số trên thiết bị di động cho các cá nhân là lãnh đạo các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh (đang phối hợp với các cơ quan, đơn vị triển khai tích hợp số điện thoại trên SIM PKI thực hiện việc ký số mobile).

Theo đồng chí Bùi Xuân Chiên, Trưởng phòng Công nghệ thông tin, Sở Thông tin và Truyền thông: Việc thực hiện ký số trên địa bàn tỉnh còn gặp khó khăn như một số cơ quan, đơn vị, đặc biệt là ở cấp xã, việc ứng dụng triển khai chữ ký số trong gửi, nhận văn bản điện tử tỷ lệ còn thấp. Trong đó có nguyên nhân do hạ tầng thiết bị được trang bị cho các xã cũ, lạc hậu, việc đáp ứng cho chữ ký số còn hạn chế. Bên cạnh đó, một số đồng chí lãnh đạo chưa thực sự quan tâm, chưa xác định được tầm quan trọng của chữ ký số.

Thời gian tới, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ tiếp tục triển khai theo quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, ngày 8/4/2020 của Chính phủ về việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Tăng cường tổ chức đào tạo, tập huấn để các đơn vị thực hiện tốt việc ứng dụng chữ ký số chuyển nhận văn bản. Các cơ quan, đơn vị cũng cần bảo đảm một số yếu tố để làm nền tảng ứng dụng chữ ký số như hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống mạng hoạt động ổn định; nguồn nhân lực cán bộ công nghệ thông tin có chuyên môn tốt, có đủ khả năng hỗ trợ người dùng.

Bài, ảnh: Hồng Vân