Hiệu quả thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Bắt đầu từ năm 2013, Sở Công thương là một trong 21 cơ quan hành chính của tỉnh triển khai thực hiện Kế hoạch số 65, ngày 28-10-2013 của UBND tỉnh về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia ISO 9001:2008 (gọi tắt là Tiêu chuẩn ISO 9001:2008) vào hoạt động hành chính, qua đó đã có tác động tích cực đến công tác CCHC ở Sở Công thương, từ đó mọi hoạt động, công việc của cơ quan được đồng bộ, minh bạch, rõ ràng, trách nhiệm hơn.

Để triển khai áp dụng Tiêu chuẩn ISO 9001:2008, Sở Công thương đã ban hành một hệ thống tài liệu bao gồm: Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, 6 quy trình bắt buộc, 86 quy trình tác nghiệp, trong đó có 77 quy trình giải quyết các TTHC thuộc thẩm quyền do UBND tỉnh công bố và 9 quy trình hỗ trợ tác nghiệp. Bộ tài liệu bao gồm các quy trình, hướng dẫn của Ban chỉ đạo ISO Sở Công thương do các đơn vị tự xây dựng trên cơ sở hướng dẫn của Tổ chức tư vấn nhằm chuẩn hóa các công việc mà cán bộ, công chức, các đơn vị trong cơ quan thường xuyên thực hiện. Mục đích là làm cho mọi hoạt động, công việc trong cơ quan được đồng bộ, minh bạch, rõ trách nhiệm hơn và giúp cho người đứng đầu của cơ quan kiểm soát, quản lý công việc tốt hơn, mang lại hiệu quả cao hơn.

Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 là một trong những công cụ hỗ trợ đáng kể cho việc công khai, minh bạch hóa quy trình, thủ tục giải quyết công việc theo yêu cầu của tổ chức và công dân. Hiện, toàn bộ các thủ tục hành chính đã được UBND tỉnh công bố và sửa đổi, bổ sung thuộc thẩm quyền giải quyết của 21 cơ quan đã được xây dựng thành quy trình ISO, đạt 100%. Các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng tại 21 cơ quan đã bao gồm toàn bộ các thủ tục hành chính được công bố theo kết quả rà soát của Đề án đơn giản hóa các thủ tục hành chính trong lĩnh vực quản lý nhà nước giai đoạn 2007-2010 ban hành theo Quyết định số 30, ngày 5-3-2007 của Thủ tướng Chính phủ và Nghị định 63, ngày 8-6-2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính. Tại 21 cơ quan đã xây dựng được 1.886 quy trình ISO, trong đó có 1.588 thủ tục hành chính đã được UBND tỉnh công bố, được xây dựng thành quy trình ISO.

Kết quả kiểm tra của Sở Khoa học và Công nghệ cho thấy, đến nay, tất cả 21 cơ quan đều xây dựng đủ 6 quy trình bắt buộc, trong đó có một số cơ quan xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng vào các hoạt động nội bộ, hoạt động khác của cơ quan để hỗ trợ, phục vụ việc thực hiện thủ tục hành chính và quá trình quản lý nội bộ. Tiêu biểu như Sở Công thương đã xây dựng được 86 quy trình tác nghiệp/84 TTHC do UBND tỉnh công bố (thêm 2 quy trình hỗ trợ), UBND huyện Gia Viễn đã xây dựng được 257 quy trình tác nghiệp/124 TTHC do UBND tỉnh công bố (thêm 133 quy trình hỗ trợ), các đơn vị còn lại đã quy trình hóa toàn bộ các TTHC do UBND tỉnh công bố, đạt 100%. Các cơ quan đều xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo đúng mô hình khung được ban hành kèm theo Quyết định số 2968, ngày 29-12-2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ và tuân thủ theo các quy định tại Quyết định số 19, ngày 5-3-2014 của Thủ tướng Chính phủ, tiến hành công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.

Hệ thống tài liệu ISO được lãnh đạo các cơ quan ban hành có đầy đủ các thành phần theo quy định, bao gồm: Chính sách chất lượng; mục tiêu chất lượng; Sổ tay chất lượng; 6 quy trình bắt buộc; bảng mô tả chức năng công việc; các quy trình tác nghiệp theo bộ thủ tục hành chính đã được phê duyệt. Đồng thời, hầu hết lãnh đạo, thủ trưởng các cơ quan hành chính đã thể hiện cam kết của mình thông qua việc ban hành Chính sách chất lượng, xem xét và ban hành mục tiêu chất lượng; đặc biệt quan tâm chỉ đạo việc soát xét, cải tiến hệ thống tài liệu; tổ chức đánh giá nội bộ, họp lãnh đạo xem xét để đưa ra giải pháp khắc phục những điểm không phù hợp, đảm bảo hiệu lực, hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng.

Tuy nhiên, việc thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cũng còn một số tồn tại như: Do hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trên một số lĩnh vực quản lý nhà nước thay đổi nhiều dẫn đến việc cập nhật/thay đổi Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài ở một số cơ quan còn thiếu sót, chưa sửa đổi ngay, dễ xảy ra tình trạng cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan sử dụng tài liệu hết hiệu lực trong tác nghiệp chuyên môn. ở một số cơ quan, việc lưu hồ sơ chưa thực sự khoa học, chưa thực hiện đánh số, mã, ký hiệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn để đảm bảo nguyên tắc dễ thấy, dễ tìm, dễ truy xuất. Việc lập Danh mục hồ sơ ở một số phòng chuyên môn chưa được thực hiện nghiêm túc, chưa lập hoặc đã có nhưng không cập nhật đầy đủ. Vẫn còn tình trạng các điểm chưa phù hợp sau đánh giá nội bộ ở các cơ quan nhưng Ban chỉ đạo ISO không có phiếu yêu cầu xử lý, kiểm soát, khắc phục…

Có thể nói, việc áp dụng ISO tại các cơ quan hành chính Nhà nước đã xây dựng được quy trình giải quyết công việc một cách khoa học, từng bước cải tiến phương thức làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho từng cán bộ, công chức, phòng ban giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả, giảm tác động tiêu cực trong thực thi nhiệm vụ của cán bộ, công chức khi giải quyết các TTHC cho tổ chức, công dân. Các TTHC đều có quy trình xử lý công khai, quy định rõ thành phần hồ sơ, thời gian trả kết quả… từng bước tạo được lòng tin, sự hài lòng của người dân và doanh nghiệp khi đến làm việc tại cơ quan hành chính nhà nước…

Cùng với đó, việc xây dựng và thực hiện các quy trình tác nghiệp giúp cho lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan và cán bộ công chức nắm vững hơn nội dung, yêu cầu và cách thức xem xét, xử lý công việc theo quá trình; xác định ranh giới trách nhiệm trong nội bộ cơ quan và giữa cơ quan với bên ngoài, đảm bảo thực thi công vụ và xử lý công việc theo quy định của pháp luật. Đồng thời, kết quả việc duy trì áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại các cơ quan hành chính nhà nước cũng cho thấy, đây là một công cụ thật sự hiệu quả trong thực hiện cải cách hành chính tại địa phương, từ đó, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hành chính và chất lượng phục vụ người dân.

Hạnh Chi