Thành ủy Ninh Bình đổi mới, nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ

Cụ thể, Ban Thường vụ Thành ủy Ninh Bình đã chỉ đạo quán triệt, triển khai, hướng dẫn thực hiện Quy định số 270 ngày 6/12/2014 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; Quy định số 29 ngày 25/12/2013 của Văn phòng Trung ương Đảng quy định về công tác văn thư trong các tỉnh ủy, thành ủy, tổ chức Đảng trực thuộc Trung ương và các hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư, lưu trữ tới các đảng bộ, chi bộ trực thuộc.

Hệ thống tổ chức, đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ của Đảng từ thành ủy đến các đảng bộ, chi bộ trực thuộc được củng cố, kiện toàn. Đối với Văn phòng Thành ủy, bố trí 1 cán bộ chuyên trách có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ, thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng theo đúng chuyên môn, nghiệp vụ. Đối với các Đảng ủy xã, phường có 14 cán bộ văn phòng Đảng ủy làm công tác văn thư, lưu trữ; các ban xây dựng Đảng, các đoàn thể chính trị - xã hội thành phố tùy vào đặc điểm và công việc chuyên môn phân công 1 cán bộ có trách nhiệm vào sổ công văn đi, đến, gửi và lưu trữ các văn bản theo quy định... Từ năm 2015 đến nay, Thành ủy Ninh Bình đã tổ chức 3 lớp bồi dưỡng, mỗi lớp trên 130 người là bí thư, phó bí thư các đảng bộ, chi bộ trực thuộc, cán bộ làm công tác văn phòng. Nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng cấp ủy nói chung và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nói riêng để triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tới các ban Đảng, các Đảng ủy và các tổ chức chính trị-xã hội; phối hợp với các đoàn kiểm tra để kiểm tra việc thực hiện văn thư, lưu trữ ở các đơn vị cơ sở, rút kinh nghiệm và đề ra các giải pháp để thực hiện tốt hơn trong công tác văn thư, lưu trữ.

Đối với công tác văn thư, Thành ủy Ninh Bình quán triệt, thực hiện nghiêm túc các quyết định, quy định, hướng dẫn của Trung ương về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng. Thực hiện việc quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ công việc; công tác bảo mật tài liệu, quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của Đảng; bảo đảm phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cấp ủy, thường vụ, thường trực cấp ủy và các ban xây dựng Đảng; sao gửi tài liệu kịp thời, bảo đảm đúng thời gian quy định. Chế độ hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ của cơ quan được thực hiện theo quy định và sự chỉ đạo của cấp trên.

Về công tác lưu trữ, Ban Thường vụ Thành ủy chỉ đạo thu thập tài liệu lưu trữ của các Đảng ủy phường, xã, các ban xây dựng Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội thuộc thành phố, tiến hành phân loại, chỉnh lý tài liệu theo đúng quy định. Kết quả đã chỉnh lý tài liệu đến hết nhiệm kỳ 2010-2015 và tiến hành xem xét, lựa chọn những tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn, lâu dài để tổ chức bảo quản.

Thực hiện Thông tư số 09 ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, Thành ủy Ninh Bình đã quan tâm, chú trọng tới công tác bảo quản và bảo dưỡng tài liệu, bố trí kho lưu trữ ở trụ sở Thành ủy với diện tích 25m2, bảo đảm khô ráo, thoáng mát; định kỳ có kiểm tra để xử lý không để mối mọt, mục nát tài liệu. Hiện kho lưu trữ Thành ủy có 10 giá đựng tài liệu với trên 480 cặp tài liệu. Tài liệu lưu trữ được sắp xếp khoa học; khai thác tài liệu trong kho lưu trữ được thực hiện theo đúng quy trình, quy định không để thất lạc, mất mát, đáp ứng yêu cầu khai thác tài liệu của cấp ủy, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội.

Nhằm khai thác triệt để có hiệu quả dự án công nghệ thông tin vào phục vụ công tác thông tin liên lạc và lưu trữ văn kiện Đảng qua các thời kỳ, Thành ủy Ninh Bình đã chỉ đạo lắp đặt hệ thống mạng LAN diện rộng của cơ quan Đảng, đoàn thể và các phường, xã. Triển khai thực hiện phần mềm tiếp nhận và xử lý văn bản của Thành ủy VNPT-iOffice tới các đảng bộ, chi bộ trực thuộc, thực hiện chính thức từ tháng 4 năm 2018. Phần mềm được tích hợp các nội dung quản lý về văn bản chỉ đạo; theo dõi đơn thư khiếu nại, tố cáo; theo dõi các ý kiến, kiến nghị của cử tri; chấm điểm đánh giá các đơn vị hàng tháng. Việc triển khai dự án công nghệ thông tin, gửi, nhận các văn bản qua hệ thống phần mềm đã từng bước đi vào nền nếp, bảo đảm thông tin nhanh nhạy, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao trong công việc. Thành ủy đã chỉ đạo bố trí lắp đặt hệ thống Internet, phát wifi trong toàn trụ sở làm việc để tiện cho việc cập nhật thông tin và nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên trong cơ quan.

Theo lãnh đạo Thành ủy Ninh Bình, tuy còn một số tồn tại, hạn chế song về cơ bản, công tác văn thư, lưu trữ đã được quan tâm và phục vụ tốt sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy các cấp trong thành phố. Để đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nền nếp và đạt được những kết quả cao hơn, rất cần sự nhận thức đầy đủ, toàn diện của đội ngũ cán bộ, công chức, nhất là người đứng đầu cấp ủy các cấp, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đối với vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ.

Lê Xuân