Hội nghị về công tác số hóa tài liệu lưu trữ trong quá trình thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy

Đồng chí Tống Quang Thìn, Ủy viên Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Phó Chủ tịch Thường trực UBND tỉnh chủ trì hội nghị. Cùng dự có lãnh đạo các sở, ban, ngành, đoàn thể của tỉnh, các huyện, thành phố.

Tại hội nghị, lãnh đạo Sở Khoa học và Công nghệ đã báo cáo khái quát tình hình triển khai và hoạt động các hệ thống thông tin, Cơ sở dữ liệu trên địa bàn tỉnh; thực trạng hạ tầng bưu chính, viễn thông; tình hình triển khai và hoạt động của Trung tâm dữ liệu tỉnh, các Hệ thống thông tin, Cơ sở dữ liệu. Yêu cầu đặt ra đối với hạ tầng khi sắp xếp đơn vị hành chính, vận hành chính quyền 2 cấp là phải đảm bảo tuyệt đối an toàn, thông suốt, hiệu quả các hệ thống thông tin trọng yếu; đảm bảo ổn định, liên tục với các hệ thống thông tin và hạ tầng khác; đáp ứng năng lực vận hành Chính quyền số…, đảm bảo người dân, doanh nghiệp tại các đơn vị hành chính mới dễ dàng tiếp cận, sử dụng dịch vụ công trực tuyến thuận lợi, hiệu quả.

Lãnh đạo Sở Nội vụ đã báo cáo khái quát về công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ trong quá trình thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn tỉnh. Theo đó, đến nay, toàn tỉnh đã chỉnh lý được gần 12% và số hóa được khoảng 2%  tài liệu; tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý, số hoá còn rất lớn. Do vậy, thời gian tới, đề nghị UBND tỉnh chỉ đạo các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện nghiêm các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ, số hóa tài liệu, đóng gói, niêm phong để bàn giao tránh mất mát, thất lạc tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Lãnh đạo Công an tỉnh đã trình bày báo cáo về công tác số hóa tài liệu bí mật nhà nước. Trên cơ sở nhìn nhận rõ thực trạng, khó khăn, vướng mắc, đề nghị trong thời gian tới cần rà soát, phân loại, sắp xếp, lựa chọn tài liệu bí mật Nhà nước cần số hóa theo hồ sơ đang lưu giữ.

Tại hội nghị, các đại biểu đã thảo luận về phương án, giải pháp bố trí tài chính cho hoạt động số hóa, chỉnh lý dữ liệu; những khó khăn, vướng mắc trong quá trình số hóa, lưu trữ tài liệu, việc xác định mức độ quan trọng của từng loại tài liệu để ưu tiên số hóa trước; công tác đào tạo, tập huấn nhân lực phục vụ công tác này.

Kết luận hội nghị, đồng chí Phó Chủ tịch Thường trực UBND tỉnh Tống Quang Thìn nêu rõ: Từ ngày 1/7, mô hình chính quyền địa phương 2 cấp sẽ đi vào hoạt động. Và từ ngày 1/9, tỉnh Ninh Bình mới trên cơ sở hợp nhất giữa 3 tỉnh Hà Nam, Ninh Bình và tỉnh Nam Định cũng chính thức đi vào hoạt động.

Chính vì vậy, đồng chí đề nghị, công tác triển khai, rà soát, cập nhật, tổ chức lại các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu; chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ trong thời gian tới cần phải tập trung thực hiện với sự nghiêm túc, khẩn trương và trách nhiệm cao nhất.

Đồng chí đề nghị: Đối với công tác đảm bảo cho các hệ thống thông tin, Cơ sở dữ liệu của tỉnh cần rà soát, đánh giá và lập phương án cụ thể đảm bảo hoạt động an toàn, thông suốt. Đối với Quản lý định danh điện tử cần chủ động, khẩn trương rà soát, lập phương án chi tiết, chính xác, khoa học về việc thay đổi, thu hồi, cấp mới chữ ký số chuyên dùng, thư điện tử công vụ, tài khoản người dùng, đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ, an toàn và tuân thủ các quy định hiện hành.

Trong bảo toàn và bàn giao dữ liệu, đề nghị thực hiện nghiêm túc, đầy đủ, chính xác việc sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với các hệ thống. Tổ chức bàn giao dữ liệu điện tử đầy đủ, minh bạch, đúng quy định. Về công tác văn thư, lưu trữ cần đảm bảo an toàn tài liệu, khẩn trương thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu; số hóa tài liệu lưu trữ đúng quy định...

Đồng chí Phó Chủ tịch Thường trực UBND tỉnh cũng lưu ý cần đặc biệt quan tâm đến công tác đào tạo, hướng dẫn sử dụng các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu sau khi cập nhật, đảm bảo cán bộ, công chức, viên chức có thể khai thác hiệu quả, thành thạo các hệ thống mới, không gây gián đoạn công việc.

Đối với các sở, ngành, UBND cấp huyện, xã khẩn trương, quyết liệt xây dựng kế hoạch chi tiết, khả thi để triển khai thực hiện nghiêm túc, hiệu quả các nhiệm vụ được giao, đảm bảo tiến độ, chất lượng. Chủ động, tích cực phối hợp chặt chẽ, thường xuyên với các cơ quan, đơn vị liên quan để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Định kỳ, thường xuyên báo cáo kết quả thực hiện về UBND tỉnh, đảm bảo thông tin được thông suốt, kịp thời.

Đồng chí Phó Chủ tịch Thường trực UBND tỉnh cũng giao nhiệm vụ cụ thể cho Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp chặt chẽ với các đơn vị liên quan triển khai các nhiệm vụ liên quan đến Hệ thống thông tin, Cơ sở dữ liệu, đảm bảo tính đồng bộ và thống nhất.

Tăng cường công tác đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các đơn vị trong quá trình thực hiện, đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tiến độ. Kịp thời tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh,Bộ Khoa học và Công nghệ về tình hình và kết quả thực hiện, đề xuất các giải pháp khi cần thiết.

Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp chặt chẽ với Sở Khoa học và Công nghệ tăng cường hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện, giải quyết kịp thời các vướng mắc phát sinh. Sở Tài chính tham mưu xây dựng phương án bố trí kinh phí hợp lý, hiệu quả để thực hiện các nhiệm vụ.

Công an tỉnh chủ trì, phối hợp chặt chẽ với các đơn vị liên quan triển khai công tác bảo vệ an toàn thông tin, tài liệu và các nhiệm vụ khác theo chức năng, đảm bảo an ninh trật tự trong quá trình thực hiện.