Ứng dụng Văn phòng điện tử để thúc đẩy tiến trình chính quyền điện tử

Thực hiện chương trình cải cách hành chính (CCHC) giai đoạn 2011-2020, Sở Thông tin và Truyền thông (TT và TT) đã nghiên cứu, xây dựng các phần mềm ứng dụng trong xử lý công việc nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công việc, làm thay đổi thói quen, lề lối làm việc cũ, chuyển dần sang phong cách làm việc mới, khoa học, hiện đại, chuyên nghiệp và minh bạch. Trong đó ứng dụng Văn phòng điện tử (VPĐT) mới được Sở TT và TT nghiên cứu xây dựng đã tích hợp 13 ứng dụng công việc cụ thể như: quản lý, phân loại, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, phòng họp trực tuyến, email công vụ, gửi nhận văn bản điện tử, quản lý hồ sơ công việc, quản lý nhân sự… Ngay khi đưa vào sử dụng, phần mềm đã phát huy hiệu quả, trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác CCHC của ngành.

Cán bộ Trung tâm Công nghệ thông tin (Sở Thông tin và Truyền thông) kiểm tra hệ thống an toàn hệ thống máy chủ.

Với giao diện như một trang thông tin điện tử, ứng dụng VPĐT tích hợp tất cả những ứng dụng riêng lẻ phục vụ công tác quản lý điều hành tại các cơ quan quản lý Nhà nước đã có trước đây. Trong đó, những ứng dụng cơ bản như: Cổng thông tin điện tử, Cổng cung cấp dịch vụ công trực tuyến, một cửa điện tử, quản lý văn bản, quản lý công việc và họp trực tuyến… được ưu tiên đặt ở vị trí đầu tiên trên giao diện ứng dụng kèm theo các thông báo nhắc nhở, đôn đốc công việc liên quan đến cá nhân người sử dụng. Do vậy, thay vì phải cài đặt hơn chục ứng dụng như trước đây, các cán bộ công chức trong các cơ quan Nhà nước chỉ cần cài đặt duy nhất ứng dụng VPĐT để sử dụng các chức năng phục vụ công việc chuyên môn trên môi trường mạng; hạn chế việc phải cài đặt quá nhiều ứng dụng trên thiết bị cá nhân, dễ dàng thao tác. Đặc biệt, ứng dụng VPĐT tích hợp ứng dụng họp trực tuyến được xây dựng dùng riêng cho toàn tỉnh thay vì dùng phần mềm Zoom đã được cảnh báo liên quan đến chế độ bảo mật. Đồng thời có thể thay đổi tính năng theo từng thời điểm cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ chuyên môn của từng đơn vị nên dễ dàng thích ứng với điều kiện làm việc của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Ứng dụng VPĐT đã được áp dụng đầu tiên tại Sở TT và TT từ đầu tháng 5-2020, được người sử dụng đánh giá có tính khái quát công việc cao, báo cáo lịch trình, tiến độ công việc rõ ràng ở từng thư mục, giúp các cán bộ, công chức có thể bao quát tổng thể trạng thái làm việc của cá nhân và các bộ phận liên quan. Đặc biệt mô hình VPĐT hỗ trợ lãnh đạo Sở trong việc nắm bắt tình hình và phê duyệt, giải quyết công việc trực tuyến. Với tính năng họp trực tuyến ứng dụng tạo nên một môi trường trao đổi ý kiến, chia sẻ thông tin hai chiều giữa cán bộ quản lý và nhân viên nên hiệu quả tương tác cao, cũng như công khai kết quả giải quyết công việc, góp phần tích cực vào việc hình thành và phát triển tác phong làm việc chuyên nghiệp của cán bộ công chức, viên chức hiện đại; tình trạng “quên việc”, “nhầm lịch” của cán bộ, công chức giảm đáng kể. Đồng chí Đỗ Mạnh Khuyến, Trưởng Phòng Công nghệ - Thông tin (Sở TT và TT) cho biết: Là cơ quan tham mưu cho UBND tỉnh trong công tác quản lý Nhà nước về lĩnh vực TT và TT trên địa bàn tỉnh, hàng năm, Sở đã tiếp nhận, tham mưu cho UBND tỉnh ban hành hàng nghìn văn bản và tiếp nhận, xử lý công việc liên quan đến các lĩnh vực báo chí, xuất bản; thông tin cơ sở; bưu chính, viễn thông và đặc biệt là trực tiếp triển khai các phần việc trong lộ trình xây dựng chính quyền điện tử, đô thị thông minh. Do đó, khi sử dụng phần mềm VPĐT đã giúp công tác quản lý điều hành của bộ phận văn phòng được dễ dàng, chính xác hơn từ quản lý con người, văn bản, công việc đến vật tư, trang thiết bị của cơ quan, đơn vị.

Đến thời điểm hiện tại, việc khai thác và sử dụng VPĐT tại Sở TT và TT đã hỗ trợ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, tạo môi trường làm việc thân thiện và nâng cao hiệu quả cải cách hành chính của đơn vị. Sở TT và TT đang nỗ lực cùng với doanh nghiệp viễn thông tiếp tục nghiên cứu, thiết kế các tính năng phù hợp với yêu cầu chuyên môn của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Sớm thành lập tổ chuyên môn hỗ trợ khắc phục những khó khăn, vướng mắc khi triển khai rộng rãi VPĐT tại các đơn vị và cung cấp các tính năng hỗ trợ an toàn cơ sở dữ liệu (backup dữ liệu, tăng cường bảo mật dữ liệu...) cho các đơn vị khi lưu trữ tư liệu. Mô hình VPĐT được kỳ vọng góp phần thúc đẩy lộ trình xây dựng chính quyền điện tử trên địa bàn tỉnh diễn ra nhanh chóng và hiện đại./.

Bài và ảnh: Nguyễn Hương