Tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn tỉnh

UBND tỉnh vừa ban hành Chỉ thị số 08/CT-UBND, ngày 15/4/2025 về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn tỉnh.

Theo đó, thực hiện quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/2/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Kết luận 137-KL/TW ngày 28/3/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp; Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu: 

Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh, các cơ quan Trung ương hoạt động trên địa bàn tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn (viết tắt là các cơ quan, tổ chức) chỉ đạo, tổ chức thực hiện những nội dung sau:

Kịp thời tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các văn bản của Trung ương và của tỉnh nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động đối với công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới, đặc biệt trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu, tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Chỉ đạo các đơn vị, cá nhân thống kê, lập danh mục toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu, tài liệu hiện có của từng cơ quan, tổ chức về các công việc đã hoàn thành; hồ sơ, tài liệu các công việc chưa hoàn thành (cần lưu ý tập hợp riêng và có ghi chú rõ ràng đối với hồ sơ, tài liệu về công việc đang giải quyết); đóng gói, niêm phong theo từng lĩnh vực chuyên môn và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung; khoanh vùng cơ sở dữ liệu tài liệu, những nhiệm vụ đã giải quyết xong và nhiệm vụ chưa giải quyết xong trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức (nếu có) hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ bảo đảm an toàn, toàn vẹn thông tin tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu, bảo vệ bí mật Nhà nước thuộc thẩm quyền quản lý khi thực hiện thống kê, đóng gói, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy: bố trí nhân lực, phòng kho, trang thiết bị cần thiết để quản lý, bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời quản lý, bảo quản tập trung cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy; tổng hợp số lượng, tình trạng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu và báo cáo Sở Nội vụ (qua Trung tâm lưu trữ).

Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được sắp xếp, trong đó tập trung số hóa các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật. Đồng thời bàn giao tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức đã thống kê, đóng gói, niêm phong theo từng lĩnh vực chuyên môn (hồ sơ tài liệu về công việc đã hoàn thành) cho Lưu trữ lịch sử tỉnh tạm thời bảo quản tập trung hoặc phối hợp quản lý tại chỗ cho phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương.

Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ bàn giao nguyên trạng hồ sơ, tài liệu những nhiệm vụ đang giải quyết bao gồm cả tài liệu giấy, cơ sở dữ liệu tài liệu cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới tiếp tục giải quyết sau sắp xếp tổ chức bộ máy. Tổ chức thực hiện việc quản lý, sử dụng, giao nộp con dấu, đăng ký cấp con dấu, đề nghị khắc dấu mới và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định đảm bảo việc phát hành và tiếp nhận văn bản; duy trì, bố trí công chức, viên chức và các nguồn lực cần thiết thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ an toàn, thông suốt trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền quyết định về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực, các cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền. Chủ tịch UBND cấp huyện chỉ đạo bố trí phòng, kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết, bảo quản tập trung an toàn tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; bố trí lực lượng bảo vệ an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Các sở, ngành: Nội vụ, Khoa học và Công nghệ, Tài chính, Công an tỉnh, Báo Nam Định, đơn vị cung cấp phần mềm (Viễn thông Nam Định, Viettel Nam Định) căn cứ chức năng, nhiệm vụ khẩn trương và nghiêm túc thực hiện Chỉ thị này. Quá trình thực hiện nếu có phát sinh, vướng mắc, kịp thời báo cáo về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để tổng hợp, xem xét, giải quyết theo quy định.

Lam Hồng