Hỏi đáp về hoá đơn

Hỏi: Khi doanh nghiệp sử dụng hoá đơn (do doanh nghiệp tự in, đặt in hoặc hoá đơn điện tử) thì có cần thủ tục gì không?

Trả lời: Theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP: Trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp phải lập Tờ thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế nơi tổ chức, cá nhân phát hành thông báo đóng trụ sở chính, trong thời hạn mười ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành và niêm yết ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Tờ thông báo phát hành hóa đơn gồm các nội dung: hóa đơn mẫu, ngày bắt đầu sử dụng, ngày lập Tờ thông báo phát hành và chữ ký của người đại diện trước pháp luật. Hóa đơn mẫu là bản in đúng, đủ các nội dung trên liên hóa đơn giao cho người mua loại sẽ phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in chữ "Mẫu" trên tờ hóa đơn.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo quy định nêu trên.

Hỏi:  Đối tượng nào thì phải đặt in hoá đơn để sử dụng?

Trả lời: Theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân kinh doanh có mã số thuế nhưng không đủ điều kiện quy định được sử dụng hoá đơn tự in hoặc hoá đơn điện tử thì phải đặt in hóa đơn để phục vụ cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Hỏi: Hoá đơn điện tử là gì? Đối tượng nào thì được sử dụng hoá đơn điện tử?

Trả lời: Theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. Các đối tượng đủ điều kiện sử dụng hoá đơn tự in thì được khởi tạo hóa đơn điện tử để sử dụng trong việc bán hàng hóa, dịch vụ. 

Hỏi: Công ty TNHH AB có trụ sở tại Nam Định và một số đơn vị hạch toán phụ thuộc như: các cửa hàng ở huyện, chi nhánh trực thuộc ở tỉnh khác thì sử dụng hóa đơn như thế nào?

Trả lời: T heo quy định tại Điều 14 Nghị định 51/2010NĐ-CP, các cơ sở kinh doanh trong cùng một đơn vị kế toán theo quy định tại Luật Kế toán, sử dụng hóa đơn của cơ sở chính. Vậy nếu các cửa hàng, chi nhánh của công ty hạch toán phụ thuộc thì các cửa hàng, chi nhánh này sử dụng hoá đơn của Công ty.

Hỏi: Công ty tôi kinh doanh bán lẻ, hàng hoá bán ra có giá trị nhỏ, khách hàng thường không yêu cầu hoá đơn. Vậy khi bán hàng có phải lập hoá đơn không?

Trả lời: Theo quy định tại Điều 16 Nghị định 51/2010NĐ-CP: Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu nhận hóa đơn. Hàng hóa, dịch vụ bán không phải lập hóa đơn này được theo dõi trên bảng kê. Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua tại cuống, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tên người mua trong hóa đơn này được ghi là "bán lẻ không giao hóa đơn".

 

Hỏi: Công ty chúng tôi hoạt động trong ngành in, vậy Công ty có được nhận in hoá đơn cho các doanh nghiệp khác không? Nếu được nhận in hoá đơn thì Công ty phải có trách nhiệm gì? 

Trả lời: Theo quy định tại Khoản 3 điều 4 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP: Tổ chức nhận in hóa đơn phải là doanh nghiệp có Giấy phép hoạt động ngành in. Tổ chức nhận in hóa đơn có trách nhiệm:

a) In hóa đơn theo đúng hợp đồng đã ký; không được giao lại toàn bộ hoặc bất kỳ khâu nào trong quá trình in hóa đơn cho tổ chức in khác thực hiện;
b) Quản lý, bảo quản và xử lý khuôn in, phôi in, hóa đơn đã in và các hóa đơn in hỏng theo thỏa thuận giữa hai bên và theo quy định của pháp luật;
c) Thanh lý hợp đồng in với tổ chức, cá nhân đặt in hóa đơn và tiến hành xử lý khuôn in, phế phẩm theo quy định của Bộ Tài chính;
d) Định kỳ 6 tháng, báo cáo việc nhận in hóa đơn gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
Do vậy, nếu Công ty có Giấy phép hoạt động ngành in thì được nhận in hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân khác theo hợp đồng đặt in hoá đơn. Công ty phải thực hiện đúng trách nhiệm theo quy định về việc nhận in hoá đơn quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP.

 - Người mua hàng có quyền lợi: được sử dụng hóa đơn hợp pháp theo quy định pháp luật để chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ; hưởng chế độ khuyến mãi, chế độ hậu mãi, xổ số hoặc được bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật; được dùng để hạch toán kế toán hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán; kê khai các loại thuế; đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và để kê khai thanh toán vốn ngân sách nhà nước theo các quy định của pháp luật. Hóa đơn dùng cho mục đích này phải là hóa đơn có thông tin xác định được người mua, trừ một số trường hợp theo quy định của Bộ Tài chính.

- Trách nhiệm của người mua hàng: Yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ. Cung cấp chính xác thông tin cần thiết để người bán lập hóa đơn. Ký các liên hóa đơn đã ghi đầy đủ nội dung trong trường hợp mua hàng trực tiếp; trừ một số trường hợp theo quy định của Bộ Tài chính. Sử dụng hóa đơn đúng mục đích. Cung cấp thông tin ghi trên hóa đơn cho các cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.

Hỏi: Đối tượng nào thì được sử dụng hoá đơn tự in?
Trả lời: Theo quy định tại khoản 1 Điều 5 và Điều 6, Điều 7 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, các đối tượng được sử dụng hoá đơn tự in gồm:
1. Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao; doanh nghiệp có mức vốn điều lệ theo quy định của Bộ Tài chính; các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật được tự in hoá đơn kể từ khi có mã số thuế.
2. Tổ chức, cá nhân kinh doanh trừ các trường hợp nêu trên, được tự in hoá đơn để sử dụng cho việc bán hàng hoá, dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:
a. Đã được cấp mã số thuế;
b. Có doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ;
c. Không bị xử phạt về các hành vi vi phạm pháp luật về thuế theo mức do Bộ Tài chính quy định trong 365 (ba trăm sáu mươi lăm) ngày liên tục tính đến ngày thông báo phát hành hoá đơn tự in;
d. Có hệ thống thiết bị đảm bảo cho việc in và lập hoá đơn khi bán hàng hoá, dịch vụ;
đ. Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ gắn liền với phần mềm kế toán, đảm bảo việc in và lập hoá đơn chỉ được thực hiện khi nghiệp vụ kế toán phát sinh.

Hỏi: Trong quản lý hoá đơn, Cục Thuế, Chi cục Thuế có trách nhiệm như thế nào?
Trả lời: Tại Điều 23 Nghị định 51/2010NĐ-CP quy định trách nhiệm của cơ quan thuế địa phương trong quản lý hoá đơn như sau:
Cục thuế có trách nhiệm:
 a) Quản lý hoạt động tạo, phát hành hóa đơn của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn;
b) Quản lý hoạt động in hóa đơn của các doanh nghiệp in trên địa bàn;
c) Đặt in, phát hành các loại hóa đơn để cấp, bán cho các đối tượng theo quy định tại Nghị định này;
d) Thanh tra, kiểm tra hoạt động tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn trên địa bàn.
2 - Chi cục Thuế có trách nhiệm:
a) Kiểm tra việc sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong phạm vi được phân cấp quản lý thuế;
b) Theo dõi, kiểm tra hoạt động hủy hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính trong phạm vi được phân cấp quản lý thuế./.